La importancia de conocer el ciclo de vida de un proyecto

Tal como aclara el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), que es el libro de cabecera que todo gestor de proyecto debe tener en su mesita de noche, todos los proyectos tienen en común una serie de etapas o fases a nivel genérico, que luego se concretan en función de la naturaleza y de la complejidad del proyecto en sí. De esta manera se configura el ciclo de vida de un proyecto, donde las etapas se diseñan para un mejor control de todo el proceso. Como si fueran personas, dentro del ciclo de vida del proyecto cada etapa se va a relacionar con las siguientes de forma distinta, formando un ciclo propio.

¿Cómo es el ciclo de vida de un proyecto?

Aunque en cada proyecto el ciclo es diferente, sí que se pueden extraer ciertas características que suelen cumplirse de forma genérica:

• Las fases por las que pasa el proyecto son generalmente secuenciales, aunque en ocasiones se superponen y suceden en paralelo.
• Tradicionalmente, los costes y esfuerzos suelen ser menores al principio y al final, mientras que en la fase de ejecución suelen ascender. Sin embargo, hay proyectos que necesitan de grandes inversiones de tiempo y esfuerzo en su arranque, que luego se estabilizan en el tiempo. Como gestor de proyecto ser capaz de identificar cuál es tu caso.
• El nivel de riesgo es mayor al comienzo. También la incertidumbre, porque el proyecto todavía es inmaduro y contiene muchos aspectos no definidos y muchas decisiones que deben tomarse.
• A medida que se avanza en el ciclo de vida del proyecto los riesgos son más difíciles de manejar. Como gestor de proyectos dispones de menos recursos y tiempo en etapas avanzadas, con lo que ser capaz de prever los riesgos es vital para solucionarlos o evitarlos cuando aún es posible hacerlo.

¿Puedes definir el ciclo de vida de tu proyecto desde el principio?

Puedes y debes. En algunos casos, el ciclo de vida del proyecto será de tipo predictivo. Esto significa que desde el principio ya está definido de forma bastante precisa tanto el coste como la duración del proyecto. De esta manera, es relativamente sencillo diseñar las fases posteriores y prever las siguientes acciones. También encontrarás casos en los que encontrarás un ciclo de vida de tipo incremental o iterativo, donde debes planificar la repetición de algunas de las fases a medida que el equipo gana conocimiento del producto o servicio que se está ejecutando.

De esta manera, con cada repetición se alcanza un nivel de finalización mayor. Debes aplicar este tipo de ciclo cuando prevés que los objetivos cambiarán en el tiempo y será necesario revisarlos, además de cuando te enfrentas a proyectos muy complejos. Por último, utilizarás un ciclo de tipo adaptativo para tu proyecto cuando el entorno cambia rápidamente y necesitas redefinir tu planificación inicial cada poco tiempo. De esta manera, el proyecto se va adaptando a los cambios (de duración, de coste, de equipo…) y evolucionando con ellos.

¿Por qué me conviene conocer el ciclo de vida de mi proyecto?

Así, conocer el ciclo de vida de tu proyecto te va a ser de gran ayuda para:

• Prever riesgos futuros
• Reducir incertidumbres
• Entender en qué lugares debes poner mayor esfuerzo
• Diseñar los indicadores de seguimiento adecuados
• Controlar mejor todas las fases del proyecto

En resumen, tener claro cuál es el ciclo de vida de tu proyecto es clave para poder realizar una gestión adecuada y eficaz.