Las 5 fases en la gestión de proyectos

Definir y delimitar con eficacia las fases de un proyecto es esencial para lograr que este sea exitoso. Cada una de las etapas de la gestión de proyectos debe estar correctamente establecida, y es que todas las personas involucradas tienen que tener claro cuáles son y en qué consisten.

Por este motivo, hoy veremos, punto por punto, cómo debe desarrollarse el project management, un concepto del que, tal vez, hayas escuchado hablar, pero con el que todavía no estás del todo familiarizado. Esto, además, te ayudará también a abordar la gestión de proyectos complejos con un mayor éxito. 

Inicio del proyecto

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Solo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. 

Es, además, el momento de compartir la visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo. Por ejemplo, si estás abordando un proyecto social, será el momento de identificar las necesidades y establecer la composición del grupo. 

Planificación y metodología del proyecto 

Esta es, a menudo, la fase de la gestión de proyectos más difícil para el director, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos.

Además, también es necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear metodologías de proyectos que establezcan cuál es la hoja de ruta que se seguirá para completar dicho proyecto. Un cronograma que debe cumplirse a rajatabla desde el primer momento. 

Ejecución del proyecto

Basándonos en la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. 

Por otra parte, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones. 

Por ejemplo, en los proyectos de construcción, es esencial vigilar los plazos para evitar retrasos, un riesgo frecuente en esta fase. No obstante, hay que tener en cuenta que esta cuestión varía en función de los tipos de proyecto.

Seguimiento y control de la gestión del proyecto 

Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones lo antes posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación. 

La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada. Siguiendo con el ejemplo de proyecto de construcción, esta fase implicaría todas las revisiones necesarias, así como la reestructuración de los plazos o el control del presupuesto.

Cierre del proyecto 

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido. Por lo tanto, es la parte última de cualquier project management en la que las mejores prácticas llevadas a cabo asegurarán el éxito de todos los pasos dados. 

Project management: ¿cómo ayuda a mi equipo?

El project management ayuda al equipo a tener claros los objetivos que se deben seguir y las metas que se alcanzarán. Asimismo, el establecimiento de calendarios, un mapa conceptual y plazos concretos de entrega del proyecto será fundamental para ir avanzando progresivamente en este haciendo las revisiones pertinentes. 

De esta manera, el proyecto se mantiene en todo momento bajo control, cualquier malentendido o error se resuelve en el corto plazo, y se priorizan las tareas más urgentes que puede que necesiten entregarse al cliente cuanto antes. 

Pero, tal vez lo más relevante del project management es que permite que los equipos no trabajen tan estresados ni sobrecargados de trabajo. Al organizar las entregas en varias fases, un proyecto grande parece mucho más asequible y, además, después de cada entrega aparece una agradable sensación de satisfacción por el trabajo bien hecho y de calidad, y cumplimiento del plazo. 

4 Beneficios del project management

Ahora que conoces las fases de un proyecto, veamos cuáles son los beneficios que ofrece el project management. Aunque hemos hablado de algunos de ellos anteriormente, al explicar cómo ayuda a los equipos, los recopilamos a continuación para que queden completamente claros. 

Mejor comunicación

Una gestión de proyectos efectiva y con las fases bien definidas fomenta que la comunicación sea clara y abierta entre todos los miembros. Para conseguirlo, es necesario que la comunicación sea regular y asertiva, enfocada en evitar malentendidos y minimizar los conflictos. 

Menos errores

Si la planificación se ha realizado adecuadamente, y los riesgos han sido identificados, es posible minimizar los errores. El enfoque estructurado y el plan, bien definidos, reducen la posibilidad de enfrentar una desviación que pueda ampliar los costes. 

Mayor eficiencia

La finalidad última de la gestión de proyectos es optimizar los recursos disponibles. El tiempo, el dinero y el talento humano deben estar bien organizados. Por ello, es esencial una adecuada planificación, asignación de tareas y seguimiento de los plazos. 

Más probabilidades de éxito

Definir adecuadamente las fases de proyecto aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos establecidos. Completar con éxito el proyecto depende en gran medida de cómo se aplican cada uno de los pasos que hemos señalado. Tener un plan bien estructurado hará que los desafíos impliquen menos riesgos. 

En definitiva, la gestión de proyectos tiene su pilar esencial en la buena definición de las fases que la componen. Implementar prácticas y herramientas de gestión adecuada permitirá maximizar los resultados. Si quieres aprender más sobre todo esto y convertirte en un gestor de proyectos, te recomendamos nuestro Máster en Project Management.