Indicadores de proceso para Project Management

Los indicadores de proceso son variables que permiten medir determinados aspectos en un área empresarial concreta o en la empresa en general. También son conocidos con el nombre de KPI’s, por sus siglas en inglés Key Performance Indicator (indicador clave de rendimiento).

Son datos que nos muestran el estado en que se encuentra una determinada actividad o proyecto. Miden una característica concreta que permite analizar los cambios y el progreso que se está consiguiendo.

Principales características de los indicadores de proceso

Aunque los indicadores pueden variar según el proceso en el que se estén aplicando, existen una serie de características que son propias de todos ellos:

Ayudan a la organización a conseguir procesos más eficientes.
Contribuyen a reducir los costes operativos.
Facilitan el establecimiento de objetivos que sean factibles de conseguir.
Son cuantificables y aportan una información fiable.
Se pueden medir en períodos de tiempo.

Pueden aplicarse a áreas tan diversas como los Recursos Humanos, la logística o, la que a nosotros nos ocupa, el Project Management. Al final lo importante es hacer una buena elección de los KPI’s, porque solo así la información obtenida a través de los mismos será realmente útil.

Cómo definir los indicadores de procesos

Para elegir qué KPI utilizar hay que tener en cuenta los siguientes parámetros:

Definición: implica describir correctamente lo que se quiere medir.
Ratio: es la fórmula o ecuación que se va a utilizar para obtener los datos.
Unidades: hay que indicar siempre en qué unidades se está tomando la medida.
Periodicidad: debe quedar claro cada cuánto tiempo se van a hacer las mediciones.
Proceso: al definir el KPI hay que identificar el proceso o actividad a la que está asociado.
Responsable: determinar quién será el responsable de la actividad que se está midiendo.

Indicadores de proceso en Project Management relacionados con el tiempo

La gestión del tiempo es algo de suma importancia en Project Management, incluso cuando se trabaja en remoto. Si no se cumplen los plazos, surgirán retrasos que podrán conllevar más retrasos. Es por ello que conviene fijar, para cada proyecto, una serie de indicadores que ayuden a medir si el tiempo se está invirtiendo eficazmente.

Tiempo dedicado a crear el equipo de trabajo

En muchos proyectos es necesario reunir a un grupo de personas con unos perfiles muy específicos. El tiempo que se dedique a ello también debe registrarse para poder realizar una evaluación global final.

Tiempo dedicado a gestionar el tiempo del proyecto

Dentro del tiempo que dedicamos al desarrollo de proyecto debemos incluir el tiempo dedicado a la planificación del mismo. Es recomendable registrar ambos tiempos por separado.

Tiempo planificado para el proyecto en sí

Debemos establecer una planificación temporal para cada proyecto, lo más detallada posible. Si se puede medir en horas, será mejor que medirlo en días; y si se puede medir en días, será mejor que medirlo en semanas.

Tiempo dedicado al proyecto en sí

Una cosa es el tiempo que hemos previsto para desarrollar el proyecto y otra el tiempo que realmente nos ha llevado desarrollarlo. Es buena idea registrarlo para hacer una comparativa y así, en el futuro, podremos realizar planificaciones más acertadas.

Fugas de tiempo

En caso de que el tiempo dedicado al proyecto haya sido mayor que el planificado, también es recomendable registrar cuáles han sido los motivos por los que esto ha sido así. De este modo, podremos evitar retrasos en el futuro.

Indicadores de proceso en Project Management relacionados con otros recursos

Además del tiempo, las empresas dedican otros recursos a la gestión de proyectos. Algunos de los KPI’s más importantes que nos pueden ayudar a medir la eficacia y eficiencia en relación con ello son:

Dinero invertido. La cantidad económica que la empresa gasta para desarrollar el proyecto.
Dinero ganado. La cantidad económica que la empresa obtiene por haber desarrollado el proyecto.
Beneficios. La diferencia entre el dinero ganado y el dinero invertido.
Desgaste. Para gestionar un proyecto, la empresa debe utilizar muchas veces sus propias instalaciones, mobiliario y equipamiento. El desgaste de estos recursos también se debe tener en cuenta como indicador de proceso.

Indicadores de proceso en Project Management relacionados con las personas

Por último, destacamos la importancia de las personas, ya que son ellas quienes desarrollan los proyectos en la empresa. Dentro de los indicadores de proceso relacionados con el equipo humano, destacamos los siguientes:

Nivel de eficacia. Cada persona hará su trabajo de forma determinada. La eficacia mide cuánto se aproxima el resultado final a lo que se esperaba de ella.
Nivel de eficiencia. La eficiencia es la relación que existe entre la eficacia de una persona y los recursos utilizados en lograrla.
Motivación. Conocer la motivación de una persona nos permitirá determinar las razones que hay detrás de una baja eficacia y de una baja eficiencia.

Si hemos definido los indicadores de proceso correctamente y comparamos los resultados obtenidos con los valores preestablecidos al principio, podremos saber si hemos conseguido o no los objetivos que buscábamos. Además, estos datos pueden ser de mucha utilidad para tomar decisiones de cara al futuro.