Project Management en remoto: cuáles son las mejores prácticas
En el primer post de 2021 designamos al trabajo en remoto como una de las tendencias del año para el Project Management. En este post, por lo tanto, vamos a analizar cuáles son algunas de las mejores prácticas para aplicar el teletrabajo de una forma más eficiente en nuestro día a día:
Comunicación, comunicación y comunicación
El mayor inconveniente de no compartir presencia física es la falta de comunicación en el equipo, ya que además de generarse errores por malentendidos, provoca falta de pertenencia en el grupo y desmotivación. Por tanto, una de las claves del teletrabajo es poner el foco en comunicar más y más a menudo usando todos los medios a disposición como correos electrónicos, herramientas de colaboración online o videollamadas individuales o grupales. Aun corriendo el riesgo de saturar de información al equipo, es preferible que sobre la comunicación a que falte. Finalmente, hay que tener en cuenta que la comunicación debe ser bidireccional: el equipo tiene que retroalimentar a la dirección ofreciendo su feedback.Actualizaciones y objetivos periódicos: diario, semanal, mensual
Dentro de la estrategia de sobrecomunicación, es fundamental establecer determinadas periodicidades en las actualizaciones para que los miembros del equipo tengan horizontes de trabajo y puedan planificar sus tareas de manera regular, estableciendo asimismo objetivos claros con una determinada cadencia. Además, estas periodicidades deben adaptarse a las particularidades de los equipos de trabajo, estableciendo la más adecuada para cada caso: por ejemplo, no tiene sentido juntar a todo el equipo todos los días; es preferible adecuar la actualización y los objetivos al ritmo que requiera cada grupo.Espíritu de equipo, también en remoto
La no convivencia presencial genera frecuentemente una pérdida de sensación de pertenencia al equipo; ya que sobre todo se pierden los encuentros informales que suelen ser los más útiles para cohesionar grupos: cafés, comidas o after-work. En ese sentido, muchas organizaciones han implementado con éxito actividades como videollamadas informales para que los miembros del equipo puedan conocerse mejor y entender las motivaciones individuales.Acostumbrarse a trabajar de manera asíncrona
En equipos que trabajan en remoto, es habitual que los horarios no sean los mismos para todos los miembros y por tanto se pierda la simultaneidad. De esta forma, salvo en determinados momentos de interactuación como en videollamadas, la mayor parte del tiempo el equipo tiene que funcionar de forma asíncrona. Es necesario por tanto acostumbrarse a perder la necesidad de inmediatez y generar colas de respuesta adecuadas a las periodicidades establecidas.Usar las herramientas adecuadas para teletrabajar
Existen en el mercado múltiples herramientas de software para la gestión de proyectos que ofrecen características muy útiles para que los equipos puedan trabajar en remoto. Las más extendidas están relacionadas con la organización de tareas y de gestión de tiempo, pero también poder trabajar en un documento colaborativamente, la gestión del conocimiento, el repositorio de información o las videoconferencias. En muchos casos estas herramientas forman parte de un entorno de trabajo corporativo (Microsoft, Google, Oracle, IBM) y en otros son herramientas independientes, pero también integrables en otros entornos (Slack, Trello, Asana, Basecamp...).
