Herramientas útiles para el Project Management: fijación de objetivos SMART
En anteriores posts de este blog hemos tratado algunas herramientas útiles para el Project Management: en concreto, en la entrada en la que analizamos el artículo de Iniciación de Proyecto explicamos cómo uno de los primeros puntos que el Project Manager debe decidir en el lanzamiento es la fijación de objetivos. En el post de hoy vamos a profundizar en este asunto para comprender de qué manera y por qué razón debemos fijar los objetivos de nuestro proyecto: y aprender el uso de la metodología SMART para hacerlo.
¿Por qué es necesario fijar objetivos?
La fijación de objetivos es fundamental para el desarrollo de la gestión de un proyecto, ya que en primer lugar ayuda al equipo a enfocarse en lo más importante y proporcionarle claridad sobre en qué aspectos de proyecto centrar sus esfuerzos, lo que finalmente beneficia al proceso mediante una gestión eficiente de los recursos y en concreto del tiempo.
Además, unos objetivos correctamente fijados al inicio del proyecto permiten establecer unas bases sólidas de entendimiento entre todos los miembros del equipo, que suelen resultar muy útiles para el desarrollo adecuado del proyecto en la medida que permiten mejorar la planificación, así como optimizar la comunicación.
Qué es la metodología SMART
Una de las metodologías más extendidas en la fijación de objetivos es la denominada “SMART”. Desarrollada inicialmente en 1981 por George T. Doran en un artículo de la revista Management Review, establece una regla mnemotécnica muy útil para decidir los objetivos basándose en sus siglas en inglés: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo. Analizaremos a continuación cada uno de estos aspectos:
Objetivos específicos
La primera regla SMART consiste en dividir los objetivos hasta un nivel suficiente para conseguir permitir al equipo identificar las áreas en que deben enfocarse. Una buena manera de ser específicos en el texto de los objetivos consiste en evitar términos vagos y siempre buscar frases que llamen a los individuos a la acción de una manera concreta.
Objetivos medibles
Para poder entender si se ha alcanzado el objetivo es preciso disponer de una medida que nos permita reconocer si efectivamente se ha conseguido la meta fijada. Para ello, es muy conveniente establecer valores numéricos: por ejemplo, cantidades monetarias, medidas de tiempo o porcentajes con los que poder comparar los resultados reales.
Objetivos alcanzables
De nada sirve establecer un objetivo si resulta tan imposible de conseguir que el equipo no es capaz de motivarse para llegar a alcanzarlo. Los objetivos deben ser viables, de modo que los participantes en el proyecto sean conscientes que con esfuerzo pueden llegar a conseguirlos.
Objetivos relevantes
El equipo debe comprender el sentido que tiene cada objetivo concreto en el contexto del proyecto en que están trabajando y porqué es importante para el individuo específico y para la organización. De esta manera, incrementará su motivación en el modo de enfrentarse al trabajo al comprender por qué y para qué lo hacen.
Objetivos a tiempo
Cada objetivo debe ir acompañado de un hito de tiempo que sirva para medir el éxito en su consecución en el periodo previsto. Una buena práctica en este sentido es asignar tiempos intermedios para dar seguimiento al cumplimiento durante el proceso.