Proyecto: definición de su alcance con la técnica SMART
Muchas veces, la definición de un proyecto queda realmente clara a través de su alcance y sus efectos en el entorno donde se ha implementado. Es en este momento cuando se nos revelan verídicamente elementos como su objetivo principal, sus fases, sus aportes y las características del mismo.
El alcance de un proyecto no es otra cosa que el nivel de consecución de los fines que se habían previsto desde su inicio, tomando como referencia los resultados.
Por ejemplo, si un proyecto ha logrado cuatro de sus cinco objetivos iniciales, puede hablarse de que su alcance ha sido significativo; sin embargo, si sólo materializa dos o incluso uno de ellos, su alcance será más bien menor.
Alcance de un proyecto: definición e importancia
Definir el alcance un proyecto es algo que debe realizarse desde las etapas de diseño, planificación y descripción, si bien luego es posible que este valor cambie de manera sustancial. Lo importante es que la estimación esté hecha de cara a cuestiones como los plazos, el empleo de recursos, los costes y las tareas.
Esto se puede hacer a través de distintos métodos, entre ellos el diseño de una matriz de responsabilidad, las descripciones de texto explícitas en los contratos de ejecución o incluso con las herramientas de gestión especializadas en este campo.
Modelo SMART: claves para el alcance de un proyecto
El modelo de gestión SMART es uno de los más conocidos a la hora de definir y calcular el alcance de un proyecto. ¿Conoces sus cuatro elementos básicos? Si tu respuesta es no, a continuación te los ofrecemos para que te pongas al día:
- S (Específico): debe estar concretado y definido sin ambigüedades de ningún tipo. Recuerda que al plasmarlo en un texto o una herramienta, el alcance de un proyecto se formula como un objetivo general.
- M (Medible): se trata de definir los criterios y los indicadores que permitirán tener una evaluación fidedigna y oportuna de las acciones que forman parte de cada una de las etapas del proyecto.
- A (Realizable): planteado como un objetivo general, el alcance de un proyecto debe ser viable tanto en relación con el contexto como con las posibilidades de ejecución de la empresa o del propio proyecto.
- R (Realista): esta característica señala la viabilidad del alcance de un proyecto tanto en relación con los recursos disponibles (y su potencialidad) como con los plazos estimados para su ejecución.
- T (Relacionado con el tiempo): el alcance (y el proyecto mismo) tiene que contar con un período de tiempo limitado y concreto. No puede ser ilimitado o ejecutado en términos imprecisos. Este carácter finito facilita la medición de los resultados obtenidos en cada una de las fases y el análisis posterior que podría hacerse de los mismos. La imprecisión es, en este punto, sinónimo de dificultad.
Otra cosa: cuando estés en la tarea de redactar o definir el alcance de un proyecto, es importante que incorpores tanto lo que forma parte de él como lo que está fuera de él. Es lo que en términos de gestión de proyectos se conoce como margen de maniobra.
