Gestionar la incertidumbre en Project Management
Uno de los principales retos al que se enfrenta un Project Manager es la incertidumbre: en el desarrollo de los proyectos vamos a encontrarnos con una gran diversidad de variables que pueden afectar a nuestra gestión, con multitud de posibles consecuencias y por tanto de efectos en los resultados. Muchas veces se pretende que la gestión de un proyecto fluya como un reloj cumpliendo los plazos y costes esperados hasta llegar al resultado deseado, pero la realidad es que probablemente nos encontremos con dificultades que impidan seguir el plan previsto. Por tanto, es fundamental para un Project Manager ser capaz de vivir en el entorno de incertidumbre, preverlas en la medida de lo posible para finalmente gestionarlas y mitigarlas de la mejor manera.
El Project Manager ante un mundo incierto
Respecto a la incertidumbre, lo primero que debe hacer el Project Manager es reconocerla y aceptar que va a tener que desarrollar su trabajo viviendo con ella. El gestor ha de ser consciente de que no va a disponer de certezas en gran parte de las variables del proyecto, que pueden ocurrir muchas desviaciones respecto de lo previsto y en definitiva estar preparado para gestionar plazos, costes y equipos en este entorno incierto.
Gestionar los riesgos en el Project Management
La segunda herramienta que tiene a disposición el Project Manager para trabajar en un mundo de incertidumbre es la gestión de riesgos: es fundamental que el gestor analice preventiva y proactivamente los riesgos existentes y plantee las mitigaciones que sean precisas para poder controlarlos haciendo uso de un programa específico. Ampliaremos en un siguiente post de este blog sobre el proceso de gestión de riesgos en Project Management y las herramientas disponibles para llevarlo a cabo.
Mitigar la incertidumbre en Project Management mediante la planificación
Finalmente, el Project Manager debe tener una visión a corto y medio plazo para planificar y así ser capaz de prepararse ante los riesgos y las incertidumbres. La planificación es fundamental principalmente para prever las potenciales contingencias que pueden surgir en el desarrollo del proyecto, y de entre ellas seleccionar cuáles son las críticas que puedan ser más condicionantes para afectar el resultado. Adicionalmente, la planificación sirve para tener caminos alternativos y ser capaces de gestionar otras opciones si nos encontramos con un obstáculo que impida seguir adelante con el proyecto de la manera prevista. Desarrollaremos también en futuros posts las herramientas de planificación que podemos usar.
En definitiva, podemos concluir que la incertidumbre es un elemento ineludible en el Project Management y por tanto los gestores deben usar las herramientas disponibles como gestión de riesgos y planificación para poder trabajar en este entorno incierto. Pero además, las compañías deben también ser conscientes de la incertidumbre existente en los proyectos; reconociendo e pueden ocurrir desviaciones y dotando de recursos, herramientas y formación a los gestores para poder mitigarlas en la medida de lo posible.