Diagrama de Gantt en la práctica 2: cronograma. El peso de la experiencia en el establecimiento de prioridades
De forma previa a reflejar en los ejes del Diagrama de Gantt las actividades a realizar y el tiempo estimado para su ejecución, se deben llevar a cabo algunas tareas de preparación.
Habría que comenzar elaborando una lista de todas las que se considera que intervendrán en el desarrollo. La mayoría de las actividades que componen un proyecto están interrelacionadas: de unas dependen otras y al término de las primeras dan comienzo las siguientes, y así sucesivamente.
Hacer una previsión realista implica optimizar recursos y, sobre todo, ganar tiempo o, al menos, no perderlo. Evitar desajustes desde los primeros estadios de definición es primordial, pero no es sencillo. La experiencia juega un rol importante en el establecimiento de prioridades y eso se ve reflejado en el resultado final que queda expuesto en el Diagrama de Gantt.
El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt
Cuando el proyecto se descompone en actividades secuenciales, el final de cada una marca el inicio de la que le sigue. Un retraso en la ejecución de la primera proyectaría sus efectos en todas las demás y, aunque esta circunstancia en la práctica puede deberse a muchos factores, no se puede olvidar que, en cierta medida, es posible prever un desenlace de este tipo desde la fase de planificación de proyecto.
La experiencia es el mejor aliado a la hora de preparar el Diagrama de Gantt ya que en base a ella es posible predecir:
- Cuáles son las actividades que involucran a un mayor número de personas y recursos.
- Cómo trabajan los proveedores y subcontratistas, en los casos en que su intervención sea necesaria.
- Cuáles son los plazos de entrega de los suministros necesarios para la ejecución de una tarea.
- En qué momentos es necesario cumplir con determinadas formalidades o requisitos legales, que suponen al final un tiempo extra.
Asignar un límite temporal más holgado a actividades de este tipo puede proveer un margen de tiempo que será de gran valor en las últimas fases de la ejecución del proyecto. Conocer bien el sector, la empresa y los procesos, las personas y su forma de trabajar, así como haber trabajado en otras ocasiones en proyectos similares, es crítico para establecer prioridades y aumentar la utilidad del Diagrama de Gantt.
Adicionalmente, estos conocimientos sirven también para enriquecer las bondades de la herramienta. Gantt hace posible, mediante complementos o notas informativas, perfeccionar su aportación a la inteligencia de proyecto.
Algunas de las formas más eficaces de hacerlo serían correlacionando las necesidades de personal con cada tarea o actividad, para tener una idea precisa de las cargas de trabajo y su traducción en costes; o controlando el progreso de las actividades para, mediante un seguimiento de su evolución, conocer si están sufriendo desviaciones que, al estar a tiempo, aún es posible reconducir sin mayores repercusiones.