Etapa de iniciación de un proyecto: cómo evitar errores y alcanzar el éxito
La etapa de iniciación de un proyecto nunca debe subestimarse. De la profundidad con que se lleve a cabo la planificación y la precisión con que se prepare la gestión dependerá el éxito en la consecución de las metas de proyecto. Evitar los principales riesgos asociados a esta fase es tan importante como aplicar algunas de las mejores prácticas relativas a esos primeros pasos que se dan en un proyecto.
Las claves del éxito en la etapa de iniciación de un proyecto
Entre las mejores prácticas aplicables a la etapa de iniciación de todo proyecto se encuentran las que tienen que ver con la adquisición de conocimiento, en base a la información sobre a que será necesario construir, que siempre debe partir de datos objetivos, fiables y contrastados. Concretamente, la fase de inicio de un proyecto es el momento para llevar a cabo algunas acciones, previa documentación y puesta en común con las partes interesadas:
1. Determinar el propósito del proyecto.
2. Averiguar el por qué del momento escogido para dar comienzo a una iniciativa de este tipo.
3. Identificar las principales ventajas que su consecución aportará a la organización.
4. Conocer quiénes son las partes interesadas en el proyecto.
5. Comenzar a definir roles y niveles de responsabilidad, documentando los requisitos y detalles de la involucración de cada participante.
6. Nombrar al equipo de proyecto, especificando su posición dentro del organigrama, los requisitos de cada posición y sus obligaciones de reporting.
7. Garantizar la disponibilidad de canales y medios de comunicación suficientes.
8. Detectar las principales limitaciones.
9. Identificar los riesgos más importantes.
10. Iniciar el proceso de determinación de la viabilidad del proyecto.
11. Definir el alcance de proyecto y exponer su visión.
12. Revelar la estructura organizativa del proyecto.
Etapa de iniciación: los errores que no se deben cometer
Algunos fallos a lo largo de la ejecución del proyecto pueden ser subsanados a tiempo, errores de monitorización pueden ser detectados sin perder el margen de reacción, pero las faltas cometidas durante la etapa de iniciación tienen unos efectos tan nocivos para el proyecto que resultan de difícil solución. Por eso, para evitar las consecuencias negativas que de ellos se derivarían, lo mejor es prevenirlos y evitarlos. Especialmente en lo referente a:
- Alcance: la visión y el propósito han de quedar definidos de forma adecuada, con el detalle necesario, y nunca excesivo.
- Alineación: la estrategia de proyecto y el fin de la gestión ha de ser concluir a tiempo, en los términos pactados y en las condiciones de calidad necesarias. El propósito del proyecto debe empleare como guía en este proceso para no perder el ajuste a lo largo del progreso.
- Riesgos: el estudio de los riesgos, que parte de una correcta identificación tiene un valor tan crítico que puede incluso incidir en la viabilidad del proyecto. La precisión ha de ser exquisita.
- Visibilidad: sobre las oportunidades y los supuestos, pero también sobre las partes interesadas. La visión aporta información que, a su vez, se transforma en conocimiento capaz de generar valor, orientando la toma de decisiones hacia las metas.
- Precisión: en la documentación del plan general de ejecución pero también en la definición de roles y responsabilidades.
