Definición de alcance de proyecto y gestión del cambio: ruta hacia el éxito
La gestión del proyecto no comienza ni termina con la definición y planificación de un proyecto, de hecho, contrariamente a lo que muchos Directores de Proyecto creen, si no incluye la gestión de alcance del proyecto y del cambio, el éxito de su proyecto podría estar en peligro. Por eso, el responsable de un proyecto debe siempre estructurar sus funciones en torno a cinco pasos clave:
- Planificar el trabajo.
- Trabajar el plan.
- Monitorizar el progreso de proyecto.
- Atender a las circunstancias que instan a la adaptación.
- Gestionar el alcance del cambio.
Resulta inevitable pero, una vez que se inicia el proyecto el cliente probablemente acabará pidiendo más de lo inicialmente acordado o sugerirá la necesidad de implementar alguna modificación. Hay que saber gestionar, no sólo el cambio, sino también su alcance ya que, de no hacerlo, la cantidad de trabajo a completar será, al final, mayor de la acordada y presupuestada originalmente. Precisamente ésta es una de las causas más comunes de fracaso de proyectos y su declive se inicia con la definición de alcance del proyecto, precaria, inexistente o imprecisa.
La importancia de la definición del alcance de proyecto
La definición del alcance de proyecto es quizás la parte más importante del proceso inicial. Para poder elaborarla es necesario contar con información objetiva y de calidad acerca de los siguientes aspectos:
- Entregables y sus condiciones.
- Límites del proyecto.
- Recursos disponibles.
El propósito de definir el alcance de proyecto es describir y obtener un acuerdo sobre las fronteras lógicas que lo determinan, que permiten distinguir con claridad lo que se incluye en el ámbito de proyecto y todo lo que queda fuera de él. En este trabajo puede resultar de gran utilidad contar con datos sobre:
- Tipos de resultados: como los requisitos de negocio o una evaluación de estado actual.
- Principales procesos del ciclo de vida que se encuentran en el alcance de proyecto y también los que se hallan fuera de su ámbito de aplicación: se trata de análisis aplicables, aspectos relacionados con el diseño y pruebas necesarias.
- Fuentes de información y valor que aportan: ayudan a conocer con qué datos financieros, de ventas, laborales, entre otros; se cuenta.
- Grupos de interés del proyecto: a tener en cuenta también para una mejor definición del alcance de proyecto.
Contando con esta información, el Director de Proyecto y su equipo pueden estar tranquilos a la hora de afrontar cambios en el alcance de proyecto. Cuentan con los medios necesarios para adaptarse a las necesidades en cada momento y eso supone ya una fortaleza al permitir:
- Ajustarse más a los requisitos del cliente.
- Mejorar la capacidad de adaptación.
- Concluir el proyecto en condiciones de entrega de valor superiores a las planteadas originalmente.
Sólo hace falta observar una precaución, relativa a la gestión proactiva del cambio en el proyecto, responsabilidad del Director y de consecuencias extensibles a todos los niveles. Cada proyecto debe tener un proceso para gestionar el cambio con eficacia que incluya:
- La identificación de los cambios necesarios.
- La determinación del valor de negocio del cambio.
- El cálculo de su impacto en el proyecto.
- La toma de información resultante para su evaluación y determinación de conveniencia.
Actuando de esta forma se garantiza la eficacia y al eficiencia en la gestión del alcance de proyecto en la práctica y se reducen al máximo las posibilidades de fracaso de proyecto relacionado con esta materia.
