Etapa de ejecución ¿qué se me escapa?

Antes de comenzar la etapa de ejecución de cualquier proyecto requerirás reunir todos los datos que te ayuden a desglosar el proyecto en diferentes cometidos y asignar a cada uno de ellos los recursos necesarios.

Utilidad de los métodos en  la ejecución de un  proyecto

Este momento de planificación de la ejecución cuenta con una serie de herramientas útiles:

• El cuadro técnico del proyecto, donde se dividen las tareas y se adjuntas los recursos.
• El método Pert, o representación gráfica de una red de tareas para conseguir unos objetivos.
• La tabla de GANTT permite establecer cuáles son los progresos de manera gráfica. Constituye también una buena manera de mantener informadas a las diferentes personas que tengan responsabilidades en el proyecto.

En este momento de organización del comienzo del trabajo es fundamental que tengas en cuenta que debes facilitar un calendario de reuniones en que se fijen los objetivos y se cumplan con el objetivo de ahorrar tiempo. En las reuniones tienes que comunicar en voz alta el objetivo y los temas que se van a tratar, así como marcar un tiempo definido para su duración. Será de utilidad que se tome nota en cada reunión de los datos de referencia, los temas tratados y las decisiones tomadas. Las reuniones tienen que convertirse en el momento para poner en común datos, opiniones y actuaciones.  

Comienza la materialización del trabajo

Una vez completada la fase de planificación de la ejecución comienza la etapa de puesta en marcha del trabajo. En este momento clave debes asegurarte de que:

• Cuentas con todas las infraestructuras necesarias y organizadas.
• Todos tienen las claves del proyecto y su tarea concreta para llevar a cabo.
• Cuentas con un buen plan de comunicación para que todo el equipo sepa, en todo momento, como va el trabajo y la planificación. Este plan de comunicación te permitirá ser rápido identificando problemas y adelantarte en la toma de decisiones para solucionarlos. En definitiva, necesitas controlar el riesgo.

Durante este proceso, de nuevo deberás organizar reuniones semanales para poner en común los progresos y organizar las tareas primordiales. Una vez finalizado el proyecto de ejecución tu trabajo aún no ha terminado. Debes asegurarte que en la entrega del proyecto lo acompañas de toda la documentación actualizada y organizada. Este es el resultado de tu trabajo y quieres mostrarlo tanto al cliente como a tu empresa.