Estructura de desglose de trabajo: por qué la necesitan tus proyectos
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un gráfico en el que los elementos de trabajo críticos, actividades y tareas de un proyecto, se representan para retratar sus relaciones entre sí y con el proyecto en su conjunto. La naturaleza gráfica de la EDT puede ayudar a un gerente de proyecto a predecir los resultados basados en diversos escenarios, lo que contribuye a optimizar la toma de decisiones en todo lo relativo a procedimientos y cambios. Al crear una EDT, el director del proyecto define los objetivos clave primero y después identifica las tareas necesarias para alcanzar esas metas. La estructura de desglose de trabajo se asemeja a la forma de un diagrama de árbol con el "tronco" en la parte superior y las "ramas" debajo.
El objetivo se muestra en la parte de arriba del gráfico, con detalles cada vez más específicos que van apareciendo a medida que se va descendiendo. Cuando se termina de completar, una EDT bien estructurada se asemeja a un diagrama de flujo en el que todos los elementos están conectados lógicamente, sin redundancias ni ausencias. Los elementos pueden ser prestados en forma de texto sin formato o como texto dentro de los cuadros. A su vez, los elementos en la parte inferior del diagrama representan las tareas con el nivel de explicación suficiente para facilitar su comprensión y correcta ejecución. Las interacciones entre actividades se muestran en forma de líneas que conectan los elementos. Si es necesario, estas líneas pueden incluir puntas de flecha para indicar la progresión de tiempo o de causa y efecto.
Razones para incorporar la estructura de desglose de trabajo en un proyecto
El propósito de la estructura de desglose de trabajo es minimizar los errores, ganar en eficacia y asegurar un mejor control. En concreto, hay tres razones para utilizar una EDT: 1. Ayuda a ganar en precisión a la hora de definir y organizar el alcance del proyecto total. Su estructura jerárquica fomenta la división en partes cada vez más pequeñas, más específicos y mucho más sencillas de abordar. 2. Simplifica la asignación de responsabilidades y recursos, el seguimiento del proyecto y su control. Al ganar en concreción resulta mucho más fácil comprender qué implica cada entrega. 3. Contribuye a lograr una mejor estimaciónde los costos, los riesgos y los plazos, ya quese puede trabajar desde las tareas más pequeñas hasta el nivel global.
Errores a evitar al crear una estructura de desglose de trabajo
A la hora de crear una estructura de desglose de trabajo hay que evitar algunos fallos, que pueden afectar a la precisión y utilidad de la herramienta. Los más habituales son los siguientes:
1. Nivel de detalle del paquete de trabajo: no hay que excederse en los detalles puesto que ello puede frenar el avance del proyecto al obligar a invertir más tiempo en la gestión de cada unidad; sin embargo, tampoco hay que generalizar demasiado, puesto que determinadas indicaciones agilizan la comprensión.
2. Entregables, no actividades o tareas: la EDT debe contener una lista de productos desglosada. Sería el equivalente a todos los entregables que el cliente y/o los grupos de interés obtienen cuando el proyecto esté terminado. No es una lista de actividades y tareas que se utilizan para lograr los resultados específicos ya que el modo de completar el trabajo (tareas y actividades) puede variar y cambiar a lo largo del proyecto. No ocurre lo mismo con los entregables, que dependen de una solicitud de cambio encuadrada en un procedimiento formalmente muy distinto.
3. La EDT no es un plan: y, por tanto, no puede ser utilizado en sustitución del plan de proyecto o del calendario. Pese a su gran utilidad, se trata simplemente de un desglose gráfico de los resultados finales.
4. Las actualizaciones practicadas a la EDT requieren un control de cambios: al tratarse de un documento formal del proyecto, requiere de este control. Entre otros motivos, uno de los principales es su impacto sobre el alcance del proyecto.
5. La estructura de desglose de trabajo no es un gráfico que representa la jerarquía organizacional: aunque a menudo pueden resultar similares en apariencia, estos dos documentos son muy diferentes.
La jerarquía organizacional muestra aspectos como la cadena de mando o las líneas de comunicación, mientras que la EDT se limita simplemente a un proyecto concreto, mostrando solamente los entregables y su alcance.
