Gestión de requisitos de un proyecto: fin, características y responsables

Según el Project Management Institute (PMI), los requisitos de un proyecto pueden dividirse en dos categorías: requerimientos de negocio y requerimientos técnicos. Los primeros definen las necesidades y deseos de la organización en relación a la consecución el proyecto, mientras que los segundos se centran en las soluciones que harán posible la consecución de dichas metas. Todos son igual de importantes de satisfacer y todos imprescindibles para finalizar el proyecto con éxito.  

El fin de la gestión de requisitos de un proyecto

Entregar dentro de plazo, en las condiciones pactadas y lograr la aceptación del cliente podría ser la definición del fin de la gestión de requerimientos de un proyecto. Colmar las expectativas de las partes interesadas es otro enfoque que permite comprender el propósito del establecimiento de requisitos. De hecho, de acuerdo con el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), un requerimiento es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otros documentos formalmente establecido. Ello implica:

•  Imposiciones de obligada aplicación.
•  Aspectos necesarios para la consecución del proyecto.
•  Capacidades deseables y de probada utilidad para alguna de las partes interesadas.

Características generales de los requisitos de un proyecto

Dependiendo del tipo de proyecto, del área geográfica donde se desarrolle, del cliente, de la propia organización o incluso de los roles de los participantes en el mismo, los requerimientos de un proyecto variarán. Sin embargo, en relación a determinados aspectos siempre será posible establecer puntos en común, ya que determinadas características han de ser compartidas por todos los requisitos de un proyecto:

•  Claridad: la definición de un requisito ha de ser comprensible y dar lugar a error, posibilitando una única interpretación.
•  Realismo: su materialización ha de ser viable y albergar coherencia en cuanto al uso de recursos que implica.
•  Relevancia: su consecución debe ser necesaria para la entrega y su aportación de valor para el proyecto. Si se trata de elementos prescindibles, probablemente no se trate de requisitos.
•  Verificabilidad: ya se trate de requerimientos de tipo cuantitativo o cualitativo, su aplicación al proyecto debe poder responder a una comprobación.

En todo proyecto conviven distintos requisitos que, entre ellos han de ser independientes y consistentes, eliminando así las posibles dependencias y/o conflictos que pudiesen surgir entre ellos y simplificando su gestión que, de otra forma, podría verse afectada por incompatibilidades o duplicidades.  

Responsables de la gestión de requisitos de un proyecto

En principio, el responsable de la gestión de los requisitos de un proyecto es el Director de Proyecto que debe contemplar su aplicación desde la etapa de inicio, en la formulación del alcance y, posteriormente en la de planificación, determinando el modo de abordarlos en la ejecución. Tareas sucesivas de monitorización y seguimiento permitirán comprobar si su cumplimiento se lleva a cabo puntualmente y en condiciones óptimas. Llegado el momento de cierre, en la etapa de finalización de proyecto, será necesario incluir la evaluación de cumplimiento de requisitos en el proceso de valoración general del proyecto; aunque siempre es recomendable medir su progreso al final de cada etapa o cada vez que se completa un entregable, ya que sólo de esta forma se está en disposición de tomar acciones, caso de ser necesario, evitando consecuencias de mayor calado a medida que el progreso del proyecto sigue su curso. Cabe especificar que, dada la distribución de roles y responsabilidades que tiene lugar en un proyecto, puede suceder que el responsable de la aplicación de un requisito o de su satisfacción sea en primera instancia la persona (o grupo de personas) a la que se ha asignado esa tarea. No obstante, el responsable último será siempre el project manager por serlo del proyecto en conjunto y su evolución y por su condición de interlocutor válido de cara al cliente, otro aspecto a tener en cuenta.

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