Estructura de desglose de trabajo: elaboración y consejos prácticos

La estructura de desglose de trabajo (EDT) es, tal y como define el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), "una descomposición jerárquica orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos". Su gran contribución a la planificación radica en su capacidad para organizar y definir el alcance total del proyecto.

Propósito de la estructura de desglose de trabajo

Existen varios motivos para no lanzarse a la ejecución del proyecto sin más y, en vez de eso, invertir un poco de tiempo en la planificación y creación de la estructura de desglose de trabajo:

• Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del alcance del proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión segmentada del conjunto total de unidades de trabajo que componen el proyecto.
• Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la distribución de recursos, así como el seguimiento y control del proyecto. Además, al propiciarse una perspectiva mucho más específica y concreta sobre los entregables, cada equipo de proyecto conoce lo que se espera de él.
• Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que facilita abordar el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel global de proyecto.
• Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con esta herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en profundidad de cada entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no hay nada que falta o que no existen solapamientos en actividades o tareas críticas.

Elaboración de la estructura de desglose de trabajo

Los pasos a seguir para la creación de una estructura de desglose de trabajo son los siguientes:

1. Organizar una reunión y puesta en común con las principales partes interesadas: los miembros del equipo son uno de los activos más valiosos en el proceso de creación de la estructura de desglose de trabajo. Ellos cuentan con los conocimientos, la experiencia y la creatividad necesaria para definir cada entregable llegando a los detalles más específicos.

2. Completar la definición de todos los entregables del proyecto: se trata de ir un paso más allá del nivel alcanzado en la planificación y completar al 100% la información sobre todos los entregables del proyecto, incluyendo internos y externos, asociando cada uno a su plazo de compleción estimado.

3. Descomponer cada entregable en pequeñas partes más manejables: se trata de alcanzar un nivel de planificación del trabajo realista por parte del director del proyecto, que garantice que, sin interferir en el plazo total de proyecto estimado y el plan general, pueda ser completado por los equipos de trabajo. Se trata de determinar los paquetes de trabajo. Estas unidades constituyen el nivel más bajo de la EDT y son piezas de trabajo que se asignan específicamente a una persona o un equipo de personas para ser completado, bajo la supervisión del Director de Proyecto. Es recomendable que se centren en un único punto de responsabilidad. Los paquetes de trabajo servirán para, más adelante, definir las actividades y tareas en que se divide el proyecto.

4. Revisar los resultados obtenidos: con los grupos de interés, tanto en el momento de finalizar la elaboración de la estructura de desglose de trabajo, como cuando se incluyan modificaciones o actualizaciones, si es el caso. Es fundamental evitar solapamientos.

Trucos que facilitan la creación de una estructura de desglose de trabajo

Tanto si es la primera vez que un Director de proyecto se enfrenta a la tarea de elaborar una estructura de desglose de trabajo, como si ya tiene experiencia en esta actividad, existen algunas recomendaciones que suelen ser de gran utilidad:

• Si ya se ha llevado a cabo un proyecto de similares características al presente, puede buscarse la estructura de desglose de trabajo entonces utilizada y emplearla como plantilla. De esta forma se evitan olvidos y se reduce el tiempo necesario para la preparación de la EDT.
• Cuando sea la primera vez que hay que enfrentarse a determinado tipo de proyecto, conviene tener presente que la EDT creada puede tener que ser recuperada en el futuro.
• La técnica del Post It está muy extendida por su simplicidad, comodidad fuerza visual. Se trata de escribir cada resultado en un post-it que se pega a una pared. Cada uno se irá desglosando en componentes, los cuales se recogerán en sendos Post Its formando una estructura de árbol que permite ver fácilmente lo que se ha logrado y hacia dónde se dirige, simplificando la introducción de cambios, cuando se considere necesario.
• La estructura de desglose de trabajo puede aumentar su utilidad si se acompaña de un glosario. Este documento tiene la función de describir cada componente de la EDT, haciendo posible aclarar la información y evitar errores.