Estructura de desglose de trabajo: errores en organigramas más comunes

La creación de una estructura de desglose de trabajo es uno de los puntos críticos en la planificación de un proyecto. Con la información que se extraiga de este proceso se procederá a la definición de tareas y actividades por lo que es importante evitar errores que puedan extender sus consecuencias al resultado final del proyecto.

¿Qué es la estructura de desglose de trabajo?

La estructura de desglose del trabajo proporciona una vista del proyecto basada en actividades. Se trata de un modelo jerárquico de todo el trabajo necesario para producir los resultados del proyecto. Cada nivel de la estructura representa una descripción cada vez más detallada del trabajo del proyecto por actividad. El nivel más bajo describe un paquete de trabajo que se puede calcular, programar, monitorizar y controlar.

La estructura de desglose de trabajo es una herramienta extremadamente valiosa para la metodología de gestión de proyectos ya que establece las bases para el resto de la planificación del proyecto. De su solidez dependerá la obtención de unas bases de referencia apropiadas para todo el proyecto, su estimación, el uso de recursos, la programación, el análisis de riesgos, y la contratación.

Errores en organigramas: los más frecuentes en la estructura de desglose de trabajo

Incluso el mejor gerente de proyecto puede, en caso de tareas importantes, particularmente duraderas o si está sujeto a solicitudes continuas de actualizaciones, caer en errores comunes que podrían hacer que una tarea falle.

Estos errores, frecuentes en la gestión de proyectos, se pueden evitar haciendo un análisis continuo de la forma de trabajo y la salud de tu equipo.

Los problemas comunes, a los que se enfrenta cada gerente, tienen que ver con:

La estructura de desglose de trabajo no es una tarea exclusiva del Director de Proyecto: aunque sí que es su responsabilidad no es nada aconsejable que intente abordar su elaboración de forma individual. Las aportaciones de los grupos de interés en el proceso lo enriquecerán, disminuyendo las necesidades y tiempo de ajuste posteriores.
La EDT debe procurar el nivel de detalle preciso del paquete de trabajo: este grado de especificidad debe ser el suficiente para facilitar la planificación del trabajo y la comprensión por parte de los equipos, evitando ser demasiado laxo, ya que ello podría conducir en un exceso de autonomía por parte de los equipos de trabajo, que podrían alejar al proyecto de sus objetivos; pero no puede, en ningún caso, ser excesivo, ya que dificultarían su gestión por parte de la Dirección de Proyecto.
El resultado final de la estructura de desglose de trabajo son los paquetes de trabajo: es decir, la EDT concluye en entregables, no actividades o tareas específicas. Refleja lo que el cliente o cada parte interesada obtendrá cuando el proyecto esté terminado.
Las actualizaciones en la estructura de desglose de trabajo pueden introducir cambios en el alcance del proyecto: la EDT es un documento formal del proyecto y, por eso, cualquier modificación en el mismo requiere de la aplicación del procedimiento de control de cambios del proyecto. Toda actualización o transformación a que se someta la EDT implica cambios en los entregables. El control es imprescindible para evitar afectar al alcance de proyecto.
La estructura de desglose de trabajo no es un organigrama: aunque a menudo puedan parecer similares en apariencia, estos dos documentos son muy diferentes. La jerarquía organizacional revela información relativa a la cadena de mando o las líneas de comunicación corporativas, mientras que la EDT se limita simplemente a un proyecto y sólo muestra los entregables y el alcance de ese proyecto.
La EDT no sustituye al plan de proyecto: no puede usarse para reemplazar el calendario de tareas y actividades ni la planificación del proyecto, se trata de conceptos diferentes y complementarios. cada uno aporta información diferente con una funcionalidad distinta. Una de las principales diferencias entre estas herramientas y la EDT, es que la estructura de desglose de trabajo no implica un orden y no requiere de una presentación secuencial, sino que se trata, simplemente, de un desglose visual de los entregables.

Y, por último, si eres Project Manager recuerda que asumir tu responsabilidad no está reñido con delegar. La comunicación efectiva te ayudará a minimizar errores y tomar mejores decisiones.