La dirección de proyectos, ¿cuáles son los errores más comunes?

Si alguna vez has dirigido un proyecto, no importa de qué tipo ni en qué área, sabrás de lo que hablaremos en este post. Si aún no lo has hecho pero tu objetivo es convertirte en un prestigioso Project Manager, igual te viene bien leerlo para que no seas víctima de los errores más comunes en esta materia. 

¿A qué errores nos referimos? ¿Cuáles son esos obstáculos, fallos o inconvenientes que parecen acompañar a los Project Manager adonde quiera que vayan? Tranquilo, no nos referimos a monstruos ni a criaturas prehistóricas. El asunto es más sencillo. Se trata de los errores más recurrentes entre los profesionales que se dedican a la gestión de proyectos. ¿Les echamos un vistazo?

1) Diseños ambiguos o poco claros:

Imagínate que encuentras el mapa de un tesoro antiguo. Qué suerte, ¿no? Sin embargo, cuando te dispones a seguir las pistas que en él se proponen, descubres que el camino no está del todo claro. ¿Qué harías? Es lo mismo que le sucede a los Project Manager cuando, a mitad de un proyecto, se dan cuenta de que el diseño inicial de la obra no estaba tan claro como pensaban. Es como trabajar sobre la nada. Antes de cualquier decisión, debes estar seguro de que las pistas que sigues son las correctas.

2) Poca planificación:

¿Cuántas veces has oído aquello de «hacer las cosas sobre la marcha?». Pues bien, en la gestión esto es como firmar el fracaso del proyecto por adelantado. Nadie duda de que necesites cierta dosis de improvisación, pero otra cosa es que lo conviertas en la norma. ¡Planifica cada movimiento hasta el final!

3) Desconocimiento de los requisitos: Algunas veces, generalmente cuando se trata de licitaciones o concursos, los directores de proyecto olvidan los requisitos que el contratante les ha fijado desde el inicio. ¿Qué hacer en esos casos? No es una cuestión menor, pues puede significar que los esfuerzos realizados hasta entonces han sido en vano. Ojo, verifica y analiza primero; luego, ejecuta.

4) Costes: Los costes son el punto álgido de muchos proyectos. Seguro que conoces ejemplos de algunos que se quedaron a medio hacer por culpa de una mala previsión de gastos. O, incluso, otros que incurrieron en sobrecostes. Tanto en un caso como en el otro, la solución es sencilla: sentarse a echar números sin ninguna prisa y apoyándote en previsiones realistas. Recuerda, además, que en cualquier presupuesto siempre debe haber margen para los inconvenientes que puedan surgir durante la ejecución de las tareas. Hoy no llueve, pero quizá mañana sí.

5) Saltarse el análisis de riesgos:

Un riesgo no concebido es un riesgo doble. Eso queda claro cuando los directores de proyectos se enfrentan a problemas que, en su momento, no contemplaron. ¿Fueron demasiado optimistas? ¿O se encomendaron a algún santo? Sea como sea, lo cierto es que faltó un mayor trabajo de gestión de riesgos. Esto no quiere decir que desarrolles artes de adivino, pero sí que al menos efectúes un análisis exhaustivo de las amenazas que pueden materializarse en etapas posteriores. Recuerda que la gestión de riesgos también se traduce en menores costes.