Esquema de un plan de proyecto
La elaboración del plan de proyecto es una de las primeras responsabilidades a las que se enfrenta un Project Manager. De esa planificación se derivará la organización de los recursos, la distribución de responsabilidades y la asignación de presupuesto. La forma en que este plan de proyecto esté definido revelará mucho también de su estilo de dirección y, por eso, no debe considerarse como una simple forma de planear el trabajo que hay que sacar adelante, sino como la manera más efectiva de ahorrar tiempo, dinero y riesgo desde el principio.
3 pasos para el plan de proyecto
El esquema sobre el que definir un plan de proyecto debe contribuir a facilitar un buen enfoque desde el que comenzar su gestión con altas probabilidades de éxito. Para lograrlo, esta planificación ha de tener en cuenta, al menos, 3 puntos:
- Objetivos del proyecto: identificar a las partes interesadas en el proyecto y averiguar sus necesidades ayuda a definir las metas que orientarán la perspectiva que debe tomar el plan de proyecto. No sólo hay que tener en cuenta a las personas que se vean afectadas de forma directa por el proyecto, sino también a aquéllas sobre las que éste cause un impacto más indirecto. Patrocinadores, clientes o usuarios finales son algunas de las figuras que hay que tener más en cuenta y, la forma de hacerlo es:
- Determinar necesidades.
- Establecer prioridades.
- Definir objetivos generales y específicos.
- Determinar indicadores para la recogida de métricas que permita el seguimiento.
- Entregables del proyecto: pese a que el primer apartado es el que tiene una importancia más crítica, en la práctica, el plan de proyecto muchas veces gira alrededor de los entregables. Llegados a este punto, es preciso concretar la forma de alcanzar las metas planteadas. Para hacerlo:
- Enumerar las actividades que deben completarse para cumplir cada objetivo.
- Fijar fechas de entrega estimadas.
- Establecer las directrices que orienten a los equipos para su ejecución.
- Planificación del proyecto: el núcleo del plan de proyecto consiste en determinar cómo se va a enfocar el trabajo y con qué medios se cuentan para ello. Este planning se puede hacer atendiendo a:
- Desglosar cada actividad, de las identificadas en el punto anterior, en tareas más específicas.
- Identificar la cantidad de esfuerzo necesario para completar la tarea y traducirlo a tiempo.
- Determinar qué recursos se designarán para llevar a cabo la tarea.
- Fijar una fecha de entrega máxima.
Además de estos tres puntos, el Project Manager necesita completar su plan de proyecto con:
- Planificación de la gestión del riesgo, que sirva para identificar y evaluar cada riesgo potencial, analizar su posible impacto y definir las medidas de prevención aplicables y los planes de contingencia necesarios.
- Planificación de la comunicación de proyecto, que establezca las necesidades mínimas en materia de reporting y reuniones de estado, pero que, además, proponga los canales y medios más eficaces para el intercambio de información.
- Planificación de la gestión de Recursos Humanos, que servirá para identificar a los miembros de los equipos, describir sus funciones y responsabilidades en el proyecto y determinar en qué actividades y con qué duración está prevista su participación.