18 “Trucos profesionales” para la identificación de riesgos en un proyecto
En posts anteriores hemos tratado el concepto de “riesgo” en un proyecto. Vimos que lo asociamos a la propia aleatoriedad presente en todas las actividades. En cualquier tarea nos podemos encontrar con eventos positivos, que nos ayudan a completarla, o por el contrario sucesos que impiden su finalización, o completación, en el plazo y costes establecidos. Hablamos pues de incertidumbre, que puede marcar que nuestro proyecto acabe exitosamente, o de forma desastrosa. La Gestión del Riesgo del Proyecto se centra en ello: intenta evitar problemas futuros, o potenciar eventos positivos que nos ayuden en la dirección correcta.
Para ello, un primer proceso esencial es el conocido como “Identificación de Riesgos”: se trata de generar una lista o registro, lo más extensa posible, de todas las posibles amenazas u oportunidades que existen en el proyecto que vamos a emprender. Para ello existen numerosas técnicas y herramientas, muchas de ellas citadas en un estándar de referencia como es el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), del Project Management Institute (PMI). Un buen número de ellas requieren de un alto grado de creatividad, para imaginar qué puede suceder en el futuro, mientras que otras se basan en experiencias pasadas, lecciones aprendidas, y revisión de datos históricos. Muchas veces se trata de intentar aprender de errores pasados y no caer dos veces con la misma piedra…
En este post quiero añadir un enfoque mucho más práctico a todo ello, y he recopilado una lista de “trucos profesionales” que, a mi juicio, son muy útiles en ese proceso analítico y creativo a la vez, que es identificar incertidumbre en un proyecto. Os los listo a continuación, ¡a ver qué os parecen!
- Busque la causas raíces y comunes. De esa forma estaremos mucho más preparados para afrontar esa incertidumbre, ya sea mitigándola o preparando contingencias.
- Determine efectos más allá de los objetivos de plazo y coste. Típicamente siempre pensamos en incumplimientos de lo más relevante, como suelen ser el cronograma, las entregas, los hitos, los presupuestos… Pero el proyecto tiene muchos más requisitos.
- Separe amenazas de oportunidades, para evitar la identificación sólo de amenazas.
- Clarifique la dinámica de cada riesgo.
- Incluya el estudio de las relaciones entre riesgos.
- Testee la estabilidad de lo que da por supuesto en su proyecto, y determine las consecuencias de que sus suposiciones sean falsas.
- En el proceso de identificación, cantidad es calidad. Así que cuántos más riesgos identificados, ¡mejor! Más delante ya los filtraremos.
- Enfréntese al desconcierto y al desaliento de los miembros del equipo. Normalmente nos centramos más en los problemas en curso, que no en intentar identificar futuras piedras en el camino.
- Use la combinación de varios métodos, herramientas y técnicas.
- Use formatos y plantillas para documentar los riesgos.
- Busque publicaciones del sector y la compañía en materia de riesgos.
- Revise cuidadosamente toda la documentación del proyecto.
- Siga los procedimientos de la PMO (Project Management Office) o del departamento de riesgos.
- Revise los riesgos de proyectos similares, en curso o ya completados, sin olvidar el estudio de los que hayan sido cancelados.
- Recoja riesgos de los actores interesados y, si se dejan, incorpórelos a las reuniones y trabajos de identificación de riesgos.
- Promueva el uso de la imaginación “pre mortem” (ante partum): ¿cómo y que podría “estropear” (arreglar) este proyecto, trabajo, etc.?
- En las reuniones de trabajo, equilibre la participación de los actores interesados. No permita que se desvíe la atención a temas irrelevantes, ni que alguien quede sin poderse expresar.
- Si lo considera conveniente, use al anonimato. Que cada uno pueda expresar libremente su percepción de las amenazas. La comunicación abierta, sincera y honesta es un factor de éxito.
¿Son útiles en vuestro entorno? ¿Cuáles añadirías? ¡Ampliemos la lista!
Escrito por Marc Bara.
PMBOK is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.