Cómo determinar la viabilidad de un proyecto
La viabilidad de un proyecto queda determinada en un caso de negocio que se expresa en términos de un conjunto de beneficios que contribuyen hacia el objetivo estratégico.
Esta justificación requiere un importante esfuerzo analítico de preparación ya que existen muchas variables que pueden afectar la viabilidad de un proyecto:
- Sobrecostes: si el proyecto se basa en una tasa de retorno sobre el capital invertido, un aumento sobrevenido en los costes del proyecto puede eliminarla.
- Excesos de tiempo: algunos proyectos tienen que ser entregados dentro de un plazo determinado para entregar beneficios. Si se exceden los límites fijados, puede acabarse con los beneficios que lo justifican.
- Cambios en las especificaciones y alcance: este tipo de variaciones deben ser cuidadosamente evaluadas, en la medida de lo posible, para determinar su impacto en la generación final de beneficios de la iniciativa.
- Problemas de calidad: durante la fase de ejecución del proyecto puede ponerse de manifiesto la imposibilidad de cumplir con las expectativas originales en materia de calidad. Este descubrimiento puede tener un efecto inmediato en la aceptabilidad y, por tanto, la capacidad de uso de los productos del proyecto por parte del usuario final. Los cambios necesarios aplicables a la calidad deben ser evaluados teniendo en cuenta el coste que implican y su repercusión en los beneficios.
- Cambios en el entorno empresarial: a veces la viabilidad de un proyecto queda en entredicho por causas internas a la empresa. Muchas veces, las organizaciones tienen que tomar un camino estratégico diferente, por lo que la necesidad que justificaba el proyecto queda obsoleta y, por tanto, deja de tener sentido el comprometer recursos para un proyecto que ya no es una necesidad, y mucho menos una prioridad. La viabilidad de un proyecto no debe ser evaluada tan sólo a su inicio, sino que se debe hacer un seguimiento que la garantice durante todo el ciclo de vida del mismo. Esta monitorización permitirá la identificación de desviaciones con el margen de tiempo necesario para poder considerar las posibles alternativas, soluciones técnicas, de rentabilidad y potencial de mercado.
El estudio de viabilidad de un proyecto que propone el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
El propósito del estudio de viabilidad de un proyecto es aportar la información necesaria para saber si se debe continuar con él o no. Este análisis debe incluir estimaciones de costos y recursos preliminares, así como una evaluación de las capacidades internas de la organización.
En todo estudio de viabilidad de un proyecto se debe incluir:
- Resumen ejecutivo.
- Descripción de productos y servicios.
- Consideraciones tecnológicas.
- Características comerciales del producto o servicio.
- Estrategia de marketing.
- Organización y Recursos Humanos
- Plazo.
- Expectativas y repercusiones financieras.
- Resultados y recomendaciones.
Por supuesto, estas directrices generales tendrán que ser adaptadas a cada caso particular, ampliando si se considerase necesario, los criterios a evaluar para determinar si el proyecto se considera viable o si, por el contrario, se tienen dudas sobre su admisibilidad.