El ciclo de vida de un proyecto y la formación
Todo proyecto puede considerarse como algo vivo, en constante evolución. Existe una planificación, se aplican unas metodologías, se dispone de herramientas, pero su inherente dinamismo hace que el ciclo de vida de un proyecto no pueda preverse nunca al cien por cien. Este hecho complica la toma de decisiones que, a veces, puede verse sujeta a requisitos de tiempo muy ajustados o no darse en las mejores condiciones. La formación en gestión de proyectos es el mejor aliado para poder dar una respuesta rápida y satisfactoria que garantice el buen curso del proyecto.
La influencia de la formación en el ciclo de vida de un proyecto y sus fases
El entorno, la cultura de empresa, el objetivo, los participantes... todo puede cambiar pero existen 5 etapas que estructuran el ciclo de vida de todo proyecto:
1. Fase de inicio de proyecto: su objetivo es determinar la viabilidad del proyecto, definir su alcance y seleccionar al equipo que participará en su ejecución. La formación es crucial para poder elaborar:
- Un caso de negocio.
- El estudio de viabilidad.
- El plan de proyecto.
- El nombramiento del equipo de proyecto.
2. Fase de planificación: busca calcular las necesidades en base a los requerimientos, definir y terminar de perfilar los objetivos del proyecto y planear el curso de acción para lograr las metas planteadas. Contar con la formación adecuada simplifica la tarea de:
- Elaborar el plan de proyecto inicial.
- Definir el plan de comunicación.
- Determinar el modo en que se procederá a la gestión de los recursos.
- Establecer el modelo de gestión financiera.
- Diseñar el plan de gestión de calidad.
- Llevar a cabo el proyecto de evaluación y análisis de riesgos.
- Confeccionar el plan de aceptación.
- Crear el plan de compras y gestión de proveedores.
3. Fase de ejecución: en ella se lleva a cabo todo el trabajo, completando las actividades programadas, y es fundamental una buena gestión, fomentar la comunicación y llamar a la responsabilidad individual, para cumplir con los plazos y deadlines establecidos. La formación es clave en esta etapa donde la labor del Director de Proyecto es crucial para:
- Organizar el reparto de tareas.
- Llevar a cabo labores de coordinación.
- Monitorizar el consumo de presupuesto y recursos.
- Detectar desviaciones, reportarlas y aplicar las medidas correctoras que se consideren necesarias.
- Gestionar el cambio.
4. Seguimiento y control: persigue la detección prematura de desviaciones con objeto de garantizar el mejor ajuste, reaccionando a tiempo. Trata de minimizar el riesgo y mitigarlo. Esta es la fase más crítica de todo proyecto, ya que de ella dependerá el alcanzar o no el éxito. La misión del Director de Proyecto en esta etapa no está exenta de dificultad, debido a las exigencias técnicas de su labor, que ha de apoyarse en unos sólidos conocimientos obtenidos de la formación para poder llevar a cabo:
- La aplicación de metodologías de gestión de proyectos que faciliten el seguimiento.
- La definición y el establecimiento de indicadores clave de gestión.
- Su control, ajuste y actualización.
- La elaboración de un plan de contingencias.
5. Fase de cierre de proyecto: se orienta a la valoración del proyecto, la transmisión de conocimiento y el cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas. La formación de calidad hace más sencillo el paso por esta etapa, aportando directrices aplicables a:
- La planificación del cierre de proyecto.
- La evaluación de proyecto.
- El archivo y transmisión de conocimientos.
- La salida de equipos y materiaes.
- La generación y transmisión de entregables y documentación de proyecto al cliente.
- La consecución de la formalización de aceptación.
Por último, no hay que olvidar que cada etapa del ciclo de vida de un proyecto comprende unas obligaciones y necesidades en materia de documentación, donde no sólo el contenido sino también la forma son elementos fundamentales a tener en cuenta y en los que no hay que permitirse tener ni el más mínimo error. Es en este campo donde la influencia y el respaldo de una formación de calidad en una buena escuela de negocios, como OBS Business School, más se deja notar y donde sus frutos implican mejores consecuencias para el Director de Proyecto mismo, el propio proyecto y la organización en general.
