Diagrama de Gantt en la práctica 1: definición de tareas. Duración, orden y dependencias
Incorporar técnicas como el Diagrama de Gantt en la gestión de proyectos complejos facilita dos de las tareas que mayor impacto causan en los resultados finales: la planificación y el seguimiento. A la hora de llevar a la práctica esta metodología se debe comenzar por la definición de tareas.
El Diagrama de Gantt en sus primeros pasos
Vamos a ver por fases cómo elaborar el Diagrama de Gantt, del cual puedes obtener mucha más información sobre sus tipos y su definición clicando en este enlace, explicando cuáles son las tareas principales paso a paso.
Este primer paso que buscará definir las etapas y actividades en que el proyecto se estructurará, requiere de un planteamiento que considere tres variables:
- Duración
- Orden
- Dependencias
En función de ellas y de sus relaciones, será posible calcular la asignación de recursos o la distribución de cargas de trabajo para cada actividad. Asimismo, si se saben complementar adecuadamente, es posible acceder a análisis más profundos que permitan minimizar el riesgo.
La línea de tiempo más eficiente en la gestión de proyectos: Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt se compone de dos ejes, vertical y horizontal, sobre los que quedan reflejados las actividades en que se desglosa el proyecto asociadas a su calendario de ejecución. Las distintas fases, las tareas que cada una comprende y el plazo estimado para su consecución se plasman de manera sencilla y muy visual. Éstas son dos de las principales ventajas del Diagrama de Gantt aplicado a la gestión de proyectos complejos.
En la práctica, para confeccionar un Diagrama de Gantt, los datos deben quedar distribuidos de la siguiente manera:
Eje horizontal
Representa las unidades de tiempo en que se planificará el desarrollo del proyecto. Es lo más parecido a un calendario y puede detallarse en términos diarios, semanales, mensuales, etc.
Eje vertical
Recoge las actividades que han de llevarse a cabo, distribuidas o no por partidas. Cada una de estas tareas se corresponde con una barra horizontal de longitud proporcional a la estimación temporal de su duración. El principio de la barra marca el momento previsto para el inicio de la actividad y el final determina su plazo máximo de finalización. El grosor de estas barras no aporta información alguna.
Además de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama pueden resaltarse acontecimientos. Estos eventos que, al corresponder a reuniones, hitos a conseguir o avisos importantes no suelen tener asignada una duración específica; funcionan como puntos de conexión aportando una información extra a todas las personas que tienen acceso a él. Pueden usarse también para marcar el cambio de fase o etapa.
Ejemplos
La mejor forma de explicar el funcionamiento del Diagrama de Gantt es por medio de un ejemplo. Este método se usa de forma general para conocer el trabajo que se le asigna a una persona o un equipo de trabajo.
Dicho esto, ¿cómo lo podríamos representar? Veamos:
- Eje horizontal. Rango de fechas que aumentan de izquierda a derecha.
- Eje vertical. Depende de la definición de campo. Si son valores en serie, se usa orden alfabético. Para valores enumerados se ordenan según el pedido declarado en la definición de campo.
- Si abrimos un diagrama desde los puntos de acceso lo establecemos de la siguiente forma:
- Vista de tareas.
- Panel de control del usuario.
- Panel de control del administrador.
Se abrirá el diagrama desde un punto de vista del filtrado de la siguiente forma:
- Vista de tareas con filtro público.
- Panel de control de usuario con filtro público o privado desde el panel de control.
- Filtro público desde el panel de control si ha sido creado por un administrador.
El punto de acceso es determinante cuando se pulsa una fila. En ese caso se abre desde:
- Vista de tareas para vista rápida.
- Panel de control cuando el objetivo se abre en pestaña nueva desde la vista de tareas.
También se puede establecer un listado de colores asignados a los valores de campo:
- Los colores se asignan dependiendo de campos primarios y secundarios.
- Si no se asignan colores, las filas se tienen que visualizar con tonos grises.
- Los valores que tienen un color asignado se verán así en una vista.
- Se ha de incluir el campo de definición de color si se van a alterar temporalmente o si no hay campos enumerados.
Metodología
La metodología del Diagrama de Gantt permite, mediante el uso de técnicas adicionales, determinar el camino crítico del proyecto. Conocer el mínimo plazo de ejecución depende de una precisa representación, resultado de un esfuerzo previo de listado de actividades, definición de tiempos y prioridades y, no menos importante, designación del orden lógico de consecución.
Este gráfico, con su sistema de coordenadas, indica el progreso que se debe seguir y los tempos que marcarán el desarrollo previsto del proyecto. Hacer un seguimiento se plantea como algo imprescindible para extraer toda la utilidad de la herramienta y poder optimizar los plazos de ejecución de las distintas actividades, practicando ajustes si fuera necesario.
El Diagrama de Gantt requiere de actualización continua y puede, en todo caso, completarse con la previsión de recursos para un resultado que aportará mayor alcance al análisis y la implementación de la estrategia.