Los 3 errores que todo Director de Proyectos debería evitar

“Errar es humano”, como dijo Alexander Pope, y por eso, de los fallos no se libra ni el mismo Director de Proyectos. Ahora bien, como también apuntaba el poeta británico “rectificar es de sabios” y ése debe ser el objetivo de cada Director de Proyectos que se vea reconocido en alguno de los 3 errores más comunes del Project Management que se detallan a continuación.

El Director de Proyectos a prueba de errores

El Director de Proyectos puede conseguir mejores resultados si, además de cuidar su gestión, tomar decisiones bien informadas y continuar formándose, presta atención a las causas más frecuentes de error.

Teniendo en cuenta que “más de dos tercios de los proyectos que se llevan a cabo terminan en fracaso” (VersionOne), merece la pena esforzarse por lograr que la iniciativa se complete según lo esperado. Y ésa es una de las responsabilidades del Director de Proyecto, que deberá velar por el cumplimiento de los estándares de calidad, asegurarse de que se cumple con los plazos estipulados y, por supuesto, también garantizar que no se excede el presupuesto. Respecto a los costes, el último informe del PMI® Pulse of the Profession 2017, establece que las pérdidas asociadas al fracaso de proyecto se fijan entre un 14 y un 46% del presupuesto estimado para completar la iniciativa.

Evitar que el fracaso provoque que se disparen los costes, con el perjuicio que ello supondría para la organización, también en términos de imagen, y para el prestigio profesional del Director de Proyecto, es cuestión de prevenir que concurran cualquiera de las siguientes circunstancias:

1. Falta de ajuste con la dirección estratégica de la organización: para evitar el fracaso por esta causa, antes de comprometerse con una iniciativa como Director de Proyecto, hay que preguntarse si ésta aporta valor a la organización. Cuando un proyecto sólo consume tiempo, usa recursos y gasta presupuesto sin apoyar el desarrollo, la mejora o reemplazo de productos o servicios, ni respaldar el plan estratégico organizacional o departamental puede ser mejor dejar pasar la oportunidad. Embarcarse en una iniciativa de este tipo supondría tener que enfrentarse a la falta de apoyo por parte de la alta gerencia, a participar en conflictos de intereses por falta de alineación con las directivas de planificación estratégica de la organización y, en último término, a experimentar un fracaso anunciado.
2. Una cultura organizacional que no está lista para la gestión de proyectos: ¿te ves capacitado como Director de Proyectos para asumir la responsabilidad que te ha sido asignada? ¿Crees que tu equipo cuenta con las herramientas, la capacitación o los recursos necesarios para sacar adelante la iniciativa? La preparación de una organización para la gestión de proyectos es un primer paso crucial para el éxito de la gestión de proyectos. Desarrollar una visión, un objetivo y estrategias para construir esta sólida cultura de gestión de proyectos es el primer paso para evitar el fracaso. Aunque también es importante saber mantener esa cultura, mediante el desarrollo de valores y principios que reflejen el enfoque requerido en la gestión de proyectos y sirvan de respaldo a las iniciativas en marcha.
3. Falta de preparación del Director de Proyectos: ¿Tienes una idea clara de lo que implica asumir el rol de Director de Proyectos? ¿El resto del personal entiende cuáles son sus obligaciones, responsabilidades y derechos? Garantizar proyectos exitosos depende de todos estos factores y requiere de una inversión previa en capacitación de gestión de proyectos. Por una parte, hay que proporcionar la formación adecuada a las personas que trabajarán en las iniciativas; por otra, asegurarse de elegir a un profesional preparado, conocedor de los métodos, las herramientas y la tecnología que necesitará emplear en el día a día de la gestión. Quienes se han formado cursando el Máster en Project Management se encuentran a este nivel y, un paso más allá estarían los que, además, han decidido completar estos estudios con una certificación, como pueden ser la ágil o la internacionalmente reconocida PMP®. La realidad muestra que “apenas la mitad (56%) de los Directores de Proyecto están certificados” (Wrike).

A estos errores habría que sumar otros muchos relacionados con la inconsistencia en los procesos de gestión, la inadecuada gestión del riesgo o la incapacidad del Project manager para gestionar el cambio. No son los únicos, pero sí los más importantes, junto con los tres expuestos en líneas precedentes, para evitar el fracaso y convertirse en un Director de proyectos a prueba de errores.