Cuatro acciones previas al presupuesto de un proyecto

Si elaborar el presupuesto de un proyecto fuese un deporte, requeriría sin ninguna duda un trabajo previo de entrenamiento y acondicionamiento. No sólo se trata, como muchos aún creen, de echar números y elaborar previsiones basándose en la intuición. Es una acción más compleja y en la que intervienen otros elementos.

Los presupuestos son, antes que nada, previsiones sobre algo que podría ser ejecutado. Establecen un marco y unos límites de acción, pero sobre todo funcionan como una clara referencia de cara a las siguientes etapas del proceso.

Lo que debes hacer antes de elaborar el presupuesto de un proyecto

Volvamos a la idea del entrenamiento y el acondicionamiento previos que requerirían elaborar el presupuesto de un proyecto si ésta tarea fuese una actividad deportiva. ¿Cómo te imaginas que deberías hacerlo? ¿En qué consistiría dicho entrenamiento?

Al margen de las especificidades de cada caso, que sin duda condicionan el proceso en muchos sentidos, tu entrenador personal te exigiría mínimo cuatro acciones básicas:

1. Identificar las restricciones y limitaciones del proyecto:

Los objetivos, el plazo y los recursos son los tres elementos que deben servir de referencia para elaborar el presupuesto de un proyecto. Al hacerlo no sólo estás precisando el sentido del proceso, sino también sus limitaciones y restricciones. Es decir, sabrás exactamente hasta dónde puede llegar tu proyecto, qué tipo de acciones son viables y cuáles son los topes de inversión en cada momento, entre otros. Tener esto claro desde el inicio te ayudará a mantener los pies en la tierra.

2. Detallar los recursos:

No vale definir los recursos de un proyecto como «muchos» o «pocos». Tienes que precisarlos de la mejor manera y a partir de entonces calcular lo que debes invertir en su gestión y consecución. La forma más extendida de hacerlo es con la elaboración de una lista en la que incluyas mano de obra, servicios exteriores e interiores, suministros, bienes de capital, entre otros. Con respecto a la mano de obra, que es un elemento determinante en casi todos los casos, la medida se realizará en función de las horas o días de trabajo.

3. Asignar un valor monetario consecuente:

Tan pronto tengas en mano la lista de los recursos necesarios para ejecutar tu proyecto, debes incluir el valor de cada uno de ellos. Esta sencilla acción te ayudará a identificar fácilmente la causa de eventuales desviaciones de recursos o de una inversión desajustada con respecto a lo que se exige en cada momento.

4. Calcular el valor de cada etapa:

Por último, no puedes levantarte de tu escritorio sin antes elaborar el cálculo del valor de cada etapa o iteración de tu proyecto. Si te ciñes a una metodología de tipo tradicional, tendrás que realizar dicho cálculo para fases como el inicio, el diseño, la construcción, la prueba y la implementación. Sin embargo, si lo tuyo es apostar por métodos ágiles, asignarás un coste a cada sprint.

No olvides, por último, tener en cuenta el contexto en el que elaboras el presupuesto de tu proyecto, un elemento que puede determinar ciertos elementos para que la implementación del mismo sea más eficaz.