Cómo controlar el presupuesto de proyecto en 4 claves

Entre las prioridades de un Director de Proyecto se encuentra el controlar el presupuesto de proyecto. Aunque un proyecto se entregue a tiempo, dentro del plazo establecido y cumpla con los estándares de calidad acordados, si se ha excedido el presupuesto estimado para su ejecución no podrá hablarse de un éxito, al menos no de puertas para dentro de la organización.

La gestión cuidadosa del presupuesto de proyecto requiere de una estrategia y no puede dejarse fuera de control. La monitorización y la actualización continuas son las dos claves más importantes para evitar que los gastos superen las previsiones y los sobrecostes terminen afectando a resultados que, de otra forma, podrían ser buenos.

Las 4 formas más efectivas de controlar el presupuesto de proyecto

Todo Director de Proyecto deberá seguir las cuatro reglas extraídas de la experiencia que se exponen a continuación si quiere mantener el presupuesto del proyecto bajo control:

1. Apoyarse en previsiones: pronosticar continuamente el presupuesto aporta las directrices necesarias para una toma de decisiones precisa y puntual. Un proyecto dirigido sin una buena gestión del presupuesto inspirada por análisis y pronósticos frecuentes puede concluir en fracaso. Las revisiones continuas y la investigación del gasto consiguen fortalecer la capacidad de controlar el presupuesto de proyecto. Además, la puntualidad que proporciona la actualización continua es fundamental ya que no es lo mismo tener que corregir un exceso de coste del 5% o del 8%, que llegar tarde y tener que enfrentarse a un 40% de saturación. Las posibilidades de mantener el proyecto en marcha aumentan notablemente si se trabaja de esta forma sobre el presupuesto y la diferencia es aún más visible en comparación con los casos en que se pronostica una vez y no se vuelve a hacer una comprobación hasta la etapa de finalización de proyecto.
2. Monitorizar el consumo de recursos regularmente: al igual que el presupuesto debe ser revisado constantemente para mantenerse dentro de los límites oportunos, lo mismo ha de hacerse en lo que respecta al uso de recursos, ya que de las personas que trabajan en un proyecto se deriva una parte importante del coste del mismo. Con una frecuencia semanal, el Director de Proyecto deberá revisar el número de personas que se hallan trabajando y contrastarlo con las necesidades futuras, llevando a cabo un análisis predictivo. Esta forma de seguimiento permite garantizar el pleno aprovechamiento de los recursos disponibles y su optimización, además de contribuir a la economía de proyecto.
3. Aumentar la transparencia en el intercambio de información con el equipo: es necesario que cada participante en el proyecto conozca cuál es la previsión de presupuesto, ya que es obligación de todos racionalizar los consumos. Un equipo informado es un equipo que se identifica con las metas comunes, una de las cuales es evitar los sobrecostes de proyecto. Las personas que tienen la posibilidad de trabajar de esta manera, tienden a buscar la motivación en la economía de recursos, aumentando su productividad y optimizando sus esfuerzos y, al mismo tiempo, suelen evitar los cargos injustificados o dudosos, por ejemplo en calidad de horas extraordinarias.
4. Gestionar con lupa el alcance de proyecto: el presupuesto se calculó en base a una determinada planificación por lo que, si no se lleva un control de la misma, si no se gestiona meticulosamente, el presupuesto puede comenzar a inflarse. Los modos más comunes de que esto suceda son a través de horas facturablesde montaje, gastos extra en material, alquiler de maquinaria o necesidades de personal que no estaban previstas, entre otros. Una vez más, la actualización continua es una necesidad y la única manera de corregir desviaciones a tiempo de poder reaccionar.

El Director de Proyecto, además de aplicar estas cuatro reglas que le ayudan a controlar el presupuesto de proyecto, habrá de intentar asegurar la revisión, información y comunicación en materia de presupuesto, fomentando la participación activa de los equipos y sus grupos de interés sobre una base regular.