Crea tu plantilla de presupuesto con Excel
Microsoft Excel es una de las herramientas informáticas más usadas para la realización de documentos que empleen hojas de cálculo. Su disposición gráfica, que relaciona filas y columnas, y que además permite incorporar fórmulas matemáticas para el cálculo de operaciones, transacciones y movimientos financieros en general, lo hacen especialmente oportuno cuando se habla de balances o partidas presupuestarias. No es casual: las plantillas de Microsoft Excel garantizan una relación directa entre los productos y los valores que le son asignados, algo de vital importancia si hablamos de estimaciones presupuestarias en el campo comercial. Y aunque en general es una herramienta que ha tenido bastante acogida, lo cierto es que muchos emprendedores aún no se atreven a diseñar sus presupuestos basándose en la hoja de cálculo de este programa informático.
Veamos cuáles son los pasos básicos para realizar una partida presupuestaria genérica y en qué consiste cada uno de ellos:
- Lo primero es llevar un registro, ya sea impreso o elaborado en otro programa informático, de los elementos que se quieren registrar en el presupuesto.
- Además, debe estar claro cuál es el período de tiempo que va a ser incluido en el presupuesto. Por lo general, las empresas o negocios realizan estos documentos de forma mensual, bimestral, trimestral o, incluso, anual.
- Lo siguiente es identificar los ingresos y los gastos presupuestados en ese período de tiempo. Si se trata de un producto, es necesario detallar las características del mismo, las unidades presupuestadas y, si cabe, incluir los gastos de envío.
- Ahora sí, con estos datos en la mano, se crea una hoja Excel nueva y se le da un nombre que identifique al documento. Entre más explícito sea el nombre, mucho mejor resultará para las labores contables posteriores.
- A continuación se introducen los datos del presupuesto. La manera clásica de hacerlo es poniendo la variable tiempo (días, meses, semanas, años) en el eje de las filas y la variable montos (los valores) en el eje de las columnas. De este modo se logra la relación monto/tiempo.
- Después se detallan los ingresos en el eje de las columnas a manera de lista. Al final de esa lista debe haber una celda llamada «Ingreso total», el cual que permitirá calcular los activos en cada período de tiempo (semana, mes, año).
- Tras introducir los valores en cada celda (Ej.: ventas/diciembre), la idea es obtener el total de ingresos de cada período. Esto se logra con la fórmula: =SUMA en la que se relacionan las celdas de ingresos y de tiempo.
- Una o dos celdas en blanco más abajo, se crea una categoría para los gastos. Se deben expresar como una lista, al igual que los ingresos.
- Finalmente, se debe aplicar la misma fórmula para los gastos. De este modo se obtiene el valor de los pasivos en cada período.
- Con estos datos de gastos e ingresos parciales es posible, entonces, calcular el valor de «Ingresos totales» y «Gastos totales», que son los datos centrales del texto. De esta manera se ha completado el objetivo inicial que perseguía el emprendedor en el momento de plasmar sus proyecciones presupuestarias.
