Elementos básicos de la plantilla de presupuesto de un proyecto
El momento decisivo ha llegado: el director de un proyecto tiene en sus manos el plan de ejecución y necesita traducirlo en costes. Tareas, recursos, integrantes, proveedores e insumos deben ser evaluados en este sentido. De aquella labor, que en principio se antoja tan sencilla, dependerá gran parte del éxito del proceso.
Una mala estimación puede llevar un proyecto al fracaso. Los presupuestos son hojas de ruta sobre los recursos necesarios para la ejecución de las tareas planeadas. La idea es realizar cálculos racionales y con sentido práctico. Los dos peligros que pueden amenazar la realización de un proyecto son la insolvencia y los sobrecostes. En el primer caso, el proyecto quedaría paralizado; en el segundo, la situación podría derivar en desviaciones y actos irregulares de gestión. La exactitud, la coherencia y las proyecciones realistas son las características básicas de cualquier presupuesto de proyecto. Éstas deben quedar plasmadas a través de una serie de elementos que se incluyen en las diferentes plantillas.
Plantilla de presupuesto: principales elementos
La herramienta más empleada para elaborar un presupuesto es Microsoft Excel. Las dos maneras básicas de hacerlo difieren en el número de columnas empleadas para la inclusión de la información. Veamos cuáles son:
a) Presupuesto por datos:
Este modelo se usa con el fin de registrar los datos maestros para el cálculo. Son grupos o categorías generales las que se incluye la información más relevante:
- Elemento: en este ítem se especifica el recurso que se va a emplear a la hora de ejecutar las tareas del proyecto.
- Tipo de recurso: aquí se describe el recurso que hemos nombrado en el ítem anterior y se especifica su naturaleza. Un recurso puede ser un servicio que se adquiere, una persona o un material. También se incluyen los que se refieren a licencias de propiedad, gastos por viajes, gastos indirectos o cualquier otro que resulte necesario especificar en el presupuesto.
- Tipo de unidad: es la manera en que se mide la utilización del recurso. Para las personas, se usa la jornada laboral; para los materiales, el número de piezas. Pueden utilizarse otras según sea el caso.
- Tasa: habla del valor monetario por el que se debe pagar en el momento de la utilización del recurso. Por ejemplo, para las personas, el precio por su jornada laboral; para los materiales, el coste por unidad.
b) Presupuesto detallado:
El segundo tipo de plantilla de presupuesto incluye algunos del modelo anterior, pero a ellos les suma otros relativos a actividades de mayor nivel:
- Código: número con el que señala un paquete de tareas o subtareas. Depende del desglose se tareas y del método de codificación.
- Tarea: labor específica para la que se realiza el presupuesto.
- Elemento: igual que en el modelo anterior, se especifica el recurso a emplear.
- Tipo de recurso: se describe la naturaleza de ese recurso.
- Tipo de unidad: mide la utilización del recurso.
- Unidad: en ese punto se registra el número de unidades del recurso que se emplearán durante la actividad o proyecto.
- Tasa: valor monetario que se pagará por el empleo del recurso.
- Presupuesto: en este ítem se realiza una multiplicación entre la tasa por el uso del recurso en unidades. El resultado es el coste total de la actividad.
