Control de costos: cómo hacerlo de forma eficaz

El control de costos es uno de los aspectos más importantes en las finanzas de una empresa, ya que, en función de cuáles sean estos, deberemos adaptar otras cuestiones como los precios de venta de nuestros productos o los planes financieros.

Para poder hacer un control de costos eficaz, debemos conocer en primer lugar los dos tipos de costos a los que se enfrenta toda empresa:

Costos fijos. Este tipo de costos no depende de lo que la empresa produzca, ya que se mantendrán constantes en todo momento. Algunos ejemplos los encontramos en el alquiler mensual de las oficinas donde desarrollamos nuestra actividad o en el pago anual del hosting en el que tenemos alojado nuestro sitio web corporativo.
Costos variables. Este otro tipo de costos sí dependen de lo que la empresa produzca, ya que cambian en función de ello. Encontramos un ejemplo en los gastos de imprenta en función de la cantidad de libros que imprimamos para una primera tirada de libros en caso de que seamos una editorial. Cada tipo de empresa tiene sus costos variables en distintos lugares.

Una vez que tenemos clara la diferencia entre ambos, veamos algunas técnicas para realizar un control de costos eficaz.

Control de costos eficaz: las 3R

Las 3R hacen referencia a una práctica ecológica popularizada por Greenpeace y que recoge tres acciones que comienzan con la letra R: reducir, reutilizar y reciclar. Una empresa puede incorporar estas 3R a su política y modo de trabajo y así llevar un control de costos mucho mayor.

Veamos un par de ejemplos:

Reducir. Consiste en prescindir de materiales que no se llegan a utilizar. Por ejemplo, si una empresa dispone de cafetería para sus empleados y cada día tira a la basura 8 kilogramos de comida que no se llega a consumir, podrá reducir la producción de comida destinada a sus trabajadores y continuar satisfaciendo las mismas necesidades al mismo tiempo que reduce unos costos que tiene catalogados como fijos. También se pueden reducir los costos significativamente cuando automatizamos procesos.
Reutilizar. Consiste en utilizar de nuevo ciertos materiales que ya se han usado una o más veces. El ejemplo más claro lo encontramos en el papel. Es muy habitual en las oficinas imprimir a una sola cara, con lo que el gasto de papel es el doble que si imprimiésemos a doble cara. Por lo tanto, una empresa que quiera realizar un control de costos en papel podrá incorporar a su política la impresión obligatoria a doble cara.

Respecto a la R de reciclar, que se refiere a la transformación de un material (papel, cristal, plástico…) para construir un producto diferente al original, no suele ser viable para el control de costos de una empresa. Sin embargo, nada impide que una empresa deposite sus desechos en los contenedores correspondientes y así contribuyan a cuidar el medio ambiente como parte de su responsabilidad social.

Control de costos eficaz: análisis ABC

Se trata de una técnica que cataloga el inventario de la empresa con una letra: A, B o C. Cada letra representa lo siguiente:

La letra A se reserva para el consumo más alto: el 80% de lo consumido corresponde al 20% del inventario.
La letra B se reserva para el consumo menor: en general, el 5% de lo consumido corresponde al 50% del inventario.
La letra C se reserva para el consumo intermedio: el 15% restante de lo consumido corresponde al 30% restante del inventario.

Una vez que todos los productos se han catalogado como A, B o C, se puede realizar un análisis de aquellos que no son rentables y que, generalmente, son los de categoría C. La empresa debe reducir al máximo la producción de los productos C, llegando incluso a producir una sola unidad de producto hasta que se produzca su venta o producir únicamente cuando exista demanda suficiente. De este modo, el control de costos se vuelve mucho más eficaz.

Por supuesto, el control de costos se vuelve indispensable al llevar a cabo cualquier proyecto en la empresa. Sobre ello te hablamos en nuestro Master en Project Management.