Recursos financieros: 4 razones para automatizar su gestión
Los recursos financieros son aquéllos de los cuales las empresas obtienen los fondos que necesitan para financiar sus inversiones, capital y actividades actuales. Una empresa obtiene los fondos que necesita de 3 recursos principales: entidades financieras, mercados de capitales y capital social.
Una de las funciones de la gerencia es planificar, organizar y controlar estos recursos financieros, que influenciarán muchas otras decisiones en la organización. De hecho, comprender las limitaciones financieras lleva a una gestión más eficaz y menos arriesgada y por eso, toda empresa debería hacer un seguimiento de cómo se gasta el dinero.
El objetivo es poder responder a cuestiones acerca de cuánto capital había disponible, cuánto se ha usado, para qué se ha empleado y cuánto queda.
La implementación de un sistema de contabilidad financiera es la forma más efectiva de llevar a cabo todas estas acciones hoy día, evitando la falta de actualización, los silos informativos y los errores humanos.
El sistema manual ha ido quedando relegado para dar paso a un modelo automatizado que se ocupe de:
- Normalizar la función de reporting.
- Asegurar una visión única de los productos financieros y la información contable.
- Poner la información actualizada, precisa y completa, a disposición de los usuarios de negocio.
Merece la pena invertir el tiempo y recursos en diseñar e implementar un sistema que se adapte a las necesidades reales del negocio y apoye su crecimiento, entregando la visibilidad y transparencia que la gestión de recursos financieros requiere.
Cómo elegir un software para gestionar los recursos financieros de la empresa
Para elegir un software de gestión de los recursos financieros el primer paso es comprender los objetivos del negocio. Llevando a cabo un análisis de las necesidades, que abordará las necesidades administrativas y financieras, se pueden explorar las prioridades estratégicas y operativas que llevarán a determinar los puntos clave de la elección.
Generalmente, el proceso de decisión se divide en 4 pasos:
- Autoevaluación del negocio y sus recursos financieros. Habrá planteamientos más simples, como el de las empresas que sólo dependan del capital social y se dediquen a la venta de un único tipo de producto y más complejos, como empresas que hayan tenido que recurrir a préstamos de entidades financieras y a iniciativas de crowdfunding y en la que el modelo de negocio incluya una variedad de proveedores y de artículos diferenciados para la venta, por ejemplo.
- Adquisición de conocimiento financiero. Aunque se vaya a contar con el apoyo de un software para la gestión contable y la administración de los recursos financieros, es preciso contar con ciertos conocimientos de finanzas. Cuando no sea posible o viable desarrollar estas capacidades, habrá que recurrir al outsourcing y buscar a un buen asesor.
- Análisis de la situación contable y financiera de la compañía. Puede ser necesario hablar con los responsables de esta área y los directores financieros para que enriquezcan el proceso de elección de software con su perspectiva. Su punto de vista añadirá una dosis de realidad que puede resultar muy útil para que la inversión en un programa informático resulte en una gestión exitosa de los productos financieros de la compañía y una cuidada contabilidad, exentas de sorpresas.
- Valoración de los expertos de IT. El área de IT concentra a los profesionales que se encargarán de la implementación y el despliegue de la solución escogida. Si bien puede que su conocimiento acerca de recursos financieros o planes contables sea limitado, su aportación técnica es muy valiosa para hacer la mejor elección y evitar problemas de incompatibilidad con otros sistemas, de seguridad de datos o de obsolescencia temprana.
Una gestión diligente de los recursos financieros puede maximizar la rentabilidad de la empresa y sentar las bases para un futuro a la medida de las expectativas creadas.