Consejos para elaborar el presupuesto de tesorería en tu empresa

El presupuesto de tesorería es un instrumento que nos permite saber si podemos hacer frente a las obligaciones que adquirimos como empresa a corto o medio plazo.

La idea es elaborar un balance entre los ingresos y los gastos previstos y determinar si los movimientos propios de ese plazo son sostenibles. Cuando los cálculos no reflejan viabilidad, lo más habitual es tomar otro tipo de medidas.

Casi todas las empresas recurren a un presupuesto de tesorería cuando inician una actividad comercial específica o en las primeras fases de un ejercicio económico de mayor envergadura, por ejemplo en un proyecto de internacionalización en el que los riesgos de operación no se conocen con exactitud.

¿Cuáles son los componentes del presupuesto de tesorería?

En términos prácticos, el presupuesto de tesorería es un ejercicio de contabilidad que se basa en el contraste de dos fuentes: los activos y los pasivos.

Casi siempre, esta herramienta está relacionada con el principal ejercicio comercial del negocio, es decir, las ventas o las inversiones. Como su objetivo es arrojar un cálculo sobre el nivel de liquidez de la empresa en un futuro inmediato (a corto o medio plazo), en él deben incluirse los siguientes componentes:

• Previsión de ventas: es el dato neurálgico del presupuesto. El área comercial del negocio debe realizar un cálculo coherente y realista de las ventas para el período estimado. Dicho cálculo suele obtenerse basándose en resultados de otros períodos o en estudios o análisis preliminares. Es el que, en cierta forma, determina la viabilidad o no del presupuesto.
• Plazo de cobro: se refiere al tiempo que tardará la empresa en recibir el pago derivado de la actividad comercial presupuestada. Como en este caso hablamos de un presupuesto a corto o medio plazo, se suele reflejar en meses, semanas o incluso días.  Si existiese un compromiso con dos o más clientes, es necesario que se incluyan los datos para cada una de estas operaciones.
• Impuesto al Valor Agregado: no debemos olvidarnos del IVA, un monto que es necesario ajustar en función de las exigencias actualizadas de Hacienda en temas tributarios y comerciales.
• Fecha de valor: también es preciso incluir en el presupuesto de tesorería la fecha a partir de la cual una suma empieza a generar intereses y, a la vez, cuál es el porcentaje de los mismos. En este caso, se deben establecer herramientas para hacer efectivo el cobro de dichos intereses, como por ejemplo el cheque, la transferencia, el efecto o recibo, la tarjeta de crédito o el pagaré, entre otros.
• Pagos de compra: en esta categoría se engloban todas aquellas obligaciones que las empresas deben cubrir por efecto de la compra de insumos, materias primas y demás productos adquiridos a través de proveedores o distribuidores. Siempre hay que tener en cuenta que estos montos pueden registrar aumentos a lo largo del período presupuestado.
• Sueldos, salarios y cotizaciones en Seguridad Social: del mismo modo, es importante incluir todos los gastos derivados de la Seguridad Social y de la contratación del personal que forma parte del negocio. Aunque es un dato que se refleja mensualmente los valores del área de Recursos Humanos, se deben tener en cuenta, si fuese el caso, las nuevas contrataciones o incorporaciones para el desarrollo de este proyecto en concreto.
• Publicidad, marketing y promoción: por último, conviene contar con el gasto derivado de las campañas de publicidad y la promoción y difusión de lo que es el proyecto en sí mismo.

Presupuesto de tesorería: corrección de fallos contables

Lo importante de un presupuesto de tesorería es el valor de liquidez que arroje tras el contraste entre los pagos y los ingresos en un período determinado. En ese sentido, las empresas se enfrentan a dos situaciones: el déficit y el superávit.

En cualquiera de los dos escenarios, la idea es dar un uso práctico a los datos que se deriven del presupuesto y corregir fallos. Veamos de qué manera:

a) Déficit:

Esta situación se presenta cuando en el presupuesto de tesorería el valor de los gastos es mayor que el de los ingresos. Los responsables del área contable deben buscar los mecanismos para corregirlos de forma ágil pero, a la vez, viable. Si el déficit se detecta a tiempo, serán mayores las posibilidades de hacerle frente y menores los gastos invertidos en su corrección; si no, estaremos obligados a  obtener mecanismos inmediatos para ello.

La opción más común para la corrección de un déficit es la bancaria, como por ejemplo los préstamos, los créditos, los pagarés de empresa o las fianzas y los avales. Sin embargo, si esto no fuese posible, existen las vías no bancarias, entre las que se destacan el arrendamiento financiero, las sociedades de garantía recíproca o las sociedades de capital de riesgo.

b) Superávit:

El superávit es el caso contrario al déficit. Se presenta cuando los ingresos que se reflejan en el presupuesto de tesorería son mayores que los gastos. Existen dos clases de superávit: el inmediato y el permanente.

El primero de ellos se presenta en momentos específicos del presupuesto, es decir, en fases o iteraciones concretas. En esos casos, lo mejor es aprovechar los beneficios invirtiéndolos en el producto o generando un ahorro para posteriores etapas del proceso. El segundo tipo de superávit es el que se mantiene en todo el período presupuestado y suele dar lugar a inversiones a largo plazo.

A la hora de realizar dichas inversiones, existen tres factores que todo gerente de contabilidad debe tener en cuenta: la solvencia, la liquidez y la rentabilidad.

Para evitar que el presupuesto de tesorería deje de ser una herramienta útil, es indispensable que esté actualizada en todas las fases del proyecto. Es decir, que desde el inicio contemple las eventuales variables de costes e ingresos y que, sobre todo, no se convierta en un recurso estático. Debe estar sujeto a modificaciones y ajustes para que se adapte lo mejor posible a la realidad.