Modelos de presupuestos de proyectos: cómo elaborarlos
Durante la ejecución de un proyecto, los procedimientos para el control del proyecto y su monitorización se convierten en herramientas indispensables para sus responsables, de ahí la importancia que toman los distintos modelos de presupuestos. Esta herramienta sirve para planificar las necesidades y, a la vez, funciona como referencia al permitir controlar el progreso del proyecto, facilitando la detección temprana de tendencias que pueden indicar la inminencia de sobrecostes.
Los modelos de presupuestos que se apliquen a un proyecto deben tener en común, para garantizar su idoneidad:
- Estar basados en información contrastada proveniente de diversas fuentes y completada por la visión que aportan las lecciones aprendidas en proyectos anteriores.
- Estar elaborados de forma que, al emplearlos para la monitorización se orienten a identificar desviaciones del plan del proyecto en lugar de sugerir posibles áreas de ahorro de costes, algo que debe buscarse en estadios iniciales y no durante la ejecución.
Además, es importante que incluyan:
1. Costes directos.
- Costes fijos.
- Costes variables.
2. Costes indirectos.
Equipos, materiales y mano de obra deben verse reflejados en este documento por lo que suele ser recomendable comenzar elaborando la estructura de descomposición del trabajo, que sirve de guía para tener en cuenta todas las variables a considerar al confeccionar los modelos de presupuestos. Complementándola, se emplearán la suma de las estimaciones de costes de los paquetes de trabajo y las diferentes actividades incluidas en el cronograma de proyecto.
Modelos de presupuestos de proyecto: documentación necesaria
Al elaborar cualquiera de los diferentes modelos de presupuestos que pueden utilizarse en un proyecto, conviene contar con los siguientes documentos, que facilitan su elaboración:
- Alcance del proyecto.
- Plan de gestión del proyecto.
- Plan de gestión de costes.
- Cronograma de proyecto.
- Registro de riesgos.
Además, preferiblemente, también hay que contar con información relativa a los proveedores suficiente para conocer los costes reales de los materiales y servicios que se utilizarán durante el proyecto, así como sus condiciones de contrato.
Herramientas aplicables a la generación de los distintos modelos de presupuestos de proyecto
Cuando se trata de confeccionar alguno de los más habituales modelos de presupuestos de un proyecto, puede resultar de gran utilidad la incorporación de determinadas técnicas y herramientas que facilitan el aumento de precisión y la disminución de fallos, como la conciliación del límite de financiamiento, casi tan importante como las siguientes:
- Suma de costes: consiste en la adición del gasto que implica cada paquete de trabajo avanzando, desde el nivel más bajo de la estructura de descomposición de trabajo, hasta llegar a los niveles superiores, para culminar con un balance global.
- Consenso especializado: la participación de consultores, expertos en el área y expertos en gestión de proyectos aporta gran valor al documento, al partir de una visión mucho más amplia y completa.
- Lecciones aprendidas: la enseñanza extraída de proyectos anteriores es una fuente de información esencial para las estimaciones presupuestarias.
Por supuesto, hay que tener en cuenta que siempre puede resultar conveniente el optar por una solución automatizada, como las que proponen cualquiera de los modelos de software especializados que hay disponibles en el mercado.