Cómo estimar los costes de un proyecto

Estimar los costes de un proyecto es el proceso de pronosticar un resultado futuro en términos monetarios y en función de los datos disponibles en el momento. Todo Director de Proyecto ha de ser capaz de decidir los recursos necesarios y el plazo de tiempo oportuno para completar el trabajo que resulta en la entrega de proyecto, a tiempo y en las condiciones pactadas.

Cómo estimar los costes de un proyecto: reglas de oro

En la práctica existen algunas recomendaciones que contribuyen a asegurar que se logra estimar los costes de un proyecto de forma precisa y realista:

• Regla del 80/20: aplicada a la gestión de recursos determina que la productividad de los mismos se limitará al 80 por ciento de su tiempo.

• Disponibilidad de los recursos: cuando algunos de ellos se comparten en distintas actividades o proyectos está demostrado que su índice de compleción de tareas se reduce, ya que su disponibilidad redunda en la pérdida de tiempo, debida a factores de compatibilidad, concentración y multitarea.
• La experiencia es un grado: cuando se trata de estimar los costes de un proyecto existen muchas variables que pueden escaparse a los cálculos cuando no se ha llevado a cabo una tarea así con anterioridad. En estos casos, es muy interesante poder contar con la ayuda de un experto.
• Divide y vencerás: no sólo para abordar la gestión de proyecto el desglose de trabajo es una herramienta fundamental, sino que también resulta un gran apoyo en la tarea de estimar los costes de un proyecto.
• Necesidad de comunicación: el cliente debe ser informado de toda hipótesis, exclusión o limitación que pueda afectar al proyecto y sus costes. Al mismo tiempo, los equipos de trabajo han de conocer el presupuesto, sus partidas y su evolución a lo largo del curso del proyecto.
• Amortiguadores: en la práctica, resulta vital el acordar una tolerancia con el cliente para el trabajo adicional que aún no está definido.  

Cómo evitar errores al estimar los costes de un proyecto

Existen muchos factores que pueden conducir a errores de cálculo y provocando fallos en la tarea de estimar los costes de un proyecto. Entre los más habituales se encuentran: - Proporcionar estimaciones bajo presión en las reuniones del proyecto.

• Desconocer el alcance de proyecto.
• Carecer de información suficiente sobre las necesidades de cada paquete de trabajo.
• Calcular el proyecto en función del coste, en vez de al revés.
• Pobre, errónea o inexistente previsión del riesgo.
• Inadecuada asignación de recursos.
• Falta de actualización y/o de ajuste tras los cambios.  

Estimar los costes de un proyecto: los métodos más útiles

Cuando se trata de estimar los costes de un proyecto, existen dos métodos que consiguen simplificar los cálculos, ayudando al director de proyecto a ganar en precisión en sus aproximaciones:

• Método de los tres puntos de estimación: en lugar de limitarse a dar una estimación aproximada, se pueden usar tres puntos de estimación de obtener un mayor grado de control sobre cómo se calcula el valor final. El valor final es el promedio ponderado de las tres estimaciones: la más probable, el escenario más optimista y el escenario más pesimista.
• Análisis por simulación. Método Monte Carlo: la simulación permite obtener respuesta sobre cuestiones a las que resulta imposible responder con certeza por no disponer de la información suficiente o ser muy costosa su investigación. A través de un modelo numérico se llevan a cabo distintas pruebas, correspondiendo cada una a una hipótesis distinta. Esta forma de estudio probabilístico permite una aproximación muy real a lo que se podría considerar una información satisfactoria en base a la que decidir. Esta metodología para estimar los costes de un proyecto se basa en la generación de múltiples ensayos para determinar el valor esperado de una variable aleatoria.