Cómo presentar un proyecto para obtener un "sí"
Saber cómo presentar un proyecto significa estar más cerca de conseguir el soporte necesario para iniciarlo de la mejor manera posible. La obtención del apoyo a un proyecto se debe abordar desde una doble perspectiva:
- La emocional: que implica la consecución de un compromiso psicológica por parte de los interesados.
- La financiera: que es la que gira en torno a la adquisición de los recursos económicos necesarios para completar el proyecto.
La identificación de los grupos de interés, el conocimiento del proyecto, su propósito y alcance y la selección de un buen enfoque para establecer la comunicación a la hora de plantearse cómo presentar un proyecto son los tres factores clave que quien se encargue de la exposición debe haber evaluado previamente.
Cómo presentar un proyecto en tres pasos
Para poder centrarse en la gestión de un proyecto, primero es necesario contar con la aprobación de las personas con la autoridad suficiente dentro de la organización. Igual de importante es el tener asegurado el compromiso de los grupos de interés y, por supuesto, la disponibilidad sobre los recursos que garantiza su viabilidad. Sabiendo cómo presentar un proyecto se consigue un buen avance en el camino a recorrer. No es, sin embargo, tarea sencilla, aunque la formación y la práctica ayudan a pulir los modos en que se puede enfocar una comunicación tan crucial. Simplificando, podría decirse que lograrlo depende de tres acciones:
- Identificar a la audiencia: además de saber cómo presentar un proyecto hay que tener muy claro a quién hay que dirigir este esfuerzo. La Alta Dirección, representantes del área de proyectos de la empresa, miembros del equipo ejecutivo, compañeros, colaboradores individuales, proveedores, otros jefes de proyecto, clientes, usuarios finales... es vital no omitir a ninguno de los interesados.
- Preparar la exposición: al evaluar cómo presentar un proyecto hay que conocer al público al que habrá que dirigirse en cada caso. No todas las exposiciones son iguales, puesto que ni todas tienen la misma finalidad, ni todas las audiencias comparten intereses. La mejor forma de evitar pasar por alto aspectos importantes en este cometido es teniendo en cuenta los siguientes temas por cada grupo de interés:
- Cambios que el proyecto introduce: de qué manera este proyecto representa un cambio para este grupo.
- Objetivos: cómo el proyecto se alinea con sus metas.
- Riesgo: cuáles son los principales temores que el proyecto le inspira y qué riesgos le supone. Además, de forma previa a cada presentación del proyecto hay que conocer las preferencias de comunicación de los distintos grupos de interés y el formato más idóneo para planear este intercambio de información. También es preciso tener claras las propias necesidades en relación con esa persona o grupo. Por último, hay que prestar la suficiente atención a los intereses compartidos, las áreas de interés común que se comparten con esa persona.
- Llevar a cabo la presentación: mostrar serenidad y confianza, estar tranquilo y con las ideas bien claras. Tener preparados todos los recursos adicionales que se necesitarán para complementar la información expuesta y buscar el contacto visual. Saber cómo presentar un proyecto es una lección importante para todo Project Manager y, aunque las primeras veces pueda parecer una empresa difícil de asumir, la experiencia ayuda a mejorar y dominar esta tarea.