Claves para dar feedback de un modo efectivo
Llamamos feedback a la retroalimentación necesaria entre las personas, con el objetivo de mejorar y superar los errores que se hayan cometido al desarrollar un trabajo, así como de poner en valor aquello que se ha hecho bien. El feedback es una herramienta esencial en todo tipo de organizaciones y equipos.
¿Cómo dar feedback adecuadamente? Lo cierto es que no es algo sencillo. Los líderes de hoy necesitan entrenarse en dar feedback, tanto si es feedback positivo como negativo. Al igual que los equipos deben asumirlo como una oportunidad de sumar aprendizaje, sin enfados y sin generar tensiones.
Claves para dar feedback correctamente
A la hora de afrontar la difícil tarea de dar feedback, las siguientes claves te servirán de ayuda para que se desarrolle de un modo efectivo.
Escoge el momento adecuado
Aunque en muchas ocasiones el feedback debe darse en momentos determinados -marcados por la organización-, siempre suele haber unos días de margen de tiempo para hacerlo.
Intenta que la conversación sea en un día tranquilo o, como mínimo, en un momento sin estrés y nunca después de un problema o una discusión. El feedback debe darse del modo más calmado posible, para poder hablar objetivamente sobre el trabajo.
Refuerzo positivo
Asegúrate de que la persona a la que das feedback sienta que es una persona valiosa para la organización o para el equipo.
Debe saber que el feedback es un paso necesario para mejorar, no una crítica a su trabajo. Por ello, en caso de feedback negativo, hay que compaginarlo con afirmaciones sobre su valor para la organización.
Usa el tipo correcto de feedback
Existen diferentes tipos de feedback. El feedback formal es apropiado en las reuniones planificadas específicamente para ello, como las revisiones anuales. Ambas partes ya conocen de qué van a tratar y son reuniones a las que los asistentes van preparados debidamente.
El feedback informal se da en el resto de casos. Hay que ir con cuidado porque este tipo de feedback es algo no esperado por la otra persona y existe el factor sorpresa. Por ello, debes ser cuidadoso con el momento, las formas y el entorno antes de brindar comentarios informales.
Sé directo (no significa duro)
Dar muchas vueltas para decir algo no recomendable. Sé específico y ve directamente a los puntos importantes.
No des feedback negativo sobre la identidad de la persona
El feedback debe ser sobre el trabajo y el modo de hacer de la persona. Pero no debes dar feedback sobre la propia identidad de la persona. Si le dices a la persona cómo consideras que es, se sentirá atacada en lo más profundo.
Por ello, es recomendable evitar el verbo “ser”. No es recomendable decir frase frases como “eres un desastre” o “eres poco maduro para esta responsabilidad”, siempre es mejor optar por afirmaciones como “no haces las cosas correctamente” o “se necesitan estas habilidades para tener esta responsabilidad”.
Sé responsable de lo que dices
Los puntos que comentes al dar feedback deben ser puntos que tú has observado o comprobado. No es conveniente utilizar frases del tipo “me han comentado que no terminas tus tareas”. Cuando la información proviene de una tercera persona, siempre es mejor corroborar primero si eso sucede y hablar entonces en primera persona.
Da recomendaciones sobre cómo mejorar
Es fundamental que el feedback sea constructivo. La crítica constructiva es el mejor modo de ayudar a los miembros de un equipo a crecer. Implica haber preparado antes el feedback, analizando el proyecto, identificando el punto de mejora y proporcionando una recomendación detallada sobre cómo mejorar.
Probablemente una de las partes más importantes de dar feedback es hablar sobre “los siguientes pasos”. Hay que proponer acciones concretas de mejora que ayuden a la persona a conseguir mejores resultados en el futuro.
El método McKinsey
Además de las claves señaladas en el apartado anterior, es importante que prepares bien el contenido del feedback que vas a dar y que te asegures de que es apropiado.
Para revisar el contenido del feedback, puede resultar útil el modelo de feedback de la firma de consultoría McKinsey. El modelo McKinsey establece que el contenido del feedback debe cumplir con estos 4 puntos:
Específico
Basado en hechos
Nada personal
Irrefutable
Concreto
Si te aseguras de que lo que vas a decir cumple estos requisitos, la comunicación fluirá mejor y podrás evitar ciertas susceptibilidades y/o malentendidos.
Feedback para mejorar
Dar feedback no es sencillo, y cuando hay que comunicar puntos negativos todavía menos. Sin embargo, el feedback es necesario para mejorar. La preparación de este tipo de conversaciones es fundamental, porque son temas sensibles que conviene gestionar adecuadamente.
Con una preparación previa adecuada del feedback y teniendo en cuenta estas claves, es posible una conversación respetuosa, específica y con objetivos claros puede ayudar a las personas a mejorar y a los equipos a crecer.