Aprende a planificar tu tiempo con la regla 80/20

La conocida regla del 80/20 es una estrategia de gestión aplicada a varias disciplinas y especialidades, entre ellas la dirección empresarial y los negocios.

Su objetivo no es otro que promover una mejor gestión del tiempo que empleamos a diario en nuestras actividades laborales o profesionales (incluso individuales) y, a la vez, explicar por qué algunas personas o empresas son más productivas que otras en lo que tiene que ver con el cumplimiento de plazos.

Día a día estamos expuestos a numerosos factores que interrumpen u obstaculizan las tareas que realizamos. Y ahora, con la velocidad de los procesos y el flujo constante de información, la gestión del tiempo ha pasado de ser una necesidad a una obligación.

¿Cuál es el fundamental de la regla del 80/20?

La regla del 80/20 se sustenta en una afirmación relativamente sencilla: en cualquier tarea que realicemos, el 80% de los resultados o beneficios que obtenemos provienen del 20% de los esfuerzos o gastos empleados.

Esto nos viene a decir básicamente que no todo lo que hacemos en una misma jornada vale lo mismo en términos de productividad. Existen elementos más valiosos que otros o cuyo impacto es mucho mayor a la hora de medir los resultados.

Sin embargo, la relación 80/20 no es algo rígido. En algunas ocasiones puede variar a valores como el 70/30 o el 90/10. En cualquier caso, lo importante es identificar las tareas con mayor incidencia en un proceso.

Aplicar la regla del 80/20 en mi negocio, ¿cómo lo hago?

Si la aplicamos a las estrategias corporativas, la regla del 80/20 puede convertirse en una buena herramienta para priorizar las tareas de los procesos: nos ayuda a identificar cuáles son las acciones en las que deberíamos realizar énfasis y cuáles tienen, por el contrario, un carácter secundario o incluso terciario.

Al mismo tiempo, jerarquizar las tareas favorece el tiempo que empleamos en cada una de ellas y hace que los procesos ganen en eficacia, agilidad y productividad.

La pregunta entonces es: ¿cuáles son los pasos para aplicar la regla del 80/20 en un proyecto de gestión empresarial? ¿Qué supone hacerlo? ¿Cuáles son los beneficios más significativos que se derivan de ello? Aquí te lo contamos:

1. Desglose de acciones:

Todo empieza con un desglose de los procesos en acciones concretas. Verás que en dicha lista habrá tareas de todo tipo; no pasa nada con que sea así; lo más importante es que te asegures de que ninguna se repita.

2. Valoración de su impacto e incidencia:

Una vez tengas las acciones enumeradas, valora cuáles son las más importantes para el proceso. Esto puedes medirlo en función de parámetros como el impacto que tengan, la cantidad de recursos que requieran, la subordinación a otras tareas y, cómo no, los plazos para su ejecución.

3. Recomposición del esquema:

Lo más habitual es que descubras tareas importantes en las que antes no habías reparado y otras que, por el contrario, no tienen la relevancia que creías. Esto debe conducirte a una recomposición del esquema de trabajo. Pero ojo, no se trata de equilibrar la regla a un 50/50; la idea es priorizar ese 20% de acciones que reportan el 80% de los beneficios.

4. Soluciones e inversión:

Finalmente, el proceso termina con la aplicación de las mejoras en las tareas que lo ameriten y así obtener una mejor gestión del tiempo y de los recursos.

Ten siempre presente que en los procesos conviven acciones de todo tipo (primario, secundario, terciario) y que no todas deben tener el mismo nivel de importancia. Esta es otra de las enseñanzas de la regla del 80/20.