Mejores prácticas para gestionar el tiempo de un proyecto
Gestionar el tiempo de un proyecto no es la cuestión. Lo importante es saber hacerlo bien, teniendo en cuenta las circunstancias, los supuesto y la incertidumbre. Para un Director de Proyecto, gestionar el tiempo con eficacia es la diferencia entre el éxito y el fracaso. Las 8 mejores prácticas que se proponen a continuación son el medio más seguro de conseguir este equilibrio.
Mejores prácticas al gestionar el tiempo
1. Utilizar las herramientas adecuadas: en la gestión de proyectos, la eficacia de un gerente de proyecto dependerá en gran medida de las herramientas a su disposición. Incluso el jefe de proyecto con más talento se verá limitado si no cuentan con los equipos de comunicaciones, software de seguimiento de proyectos y software de colaboración necesarios.
2. Conocer a las personas que participarán en el proyecto: diferenciasculturales,sociales o económicas pueden, a menudo, conducira malentendidos y errores de comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. Estos inconvenientes se traducen siempre en retrasos, sobre todo cuando se trabaja con unequipo internacional. Para evitarlos, el Director de proyectos debe asegurarse de que estas diferencias se tienen en cuenta dentro de las comunicaciones y su diseño.
3. La regla 20/80: una de las reglas de aplicación a la gestión de un proyecto es el Principio de Pareto, que establece que aproximadamente el 80% del valor será generado por sólo el 20% del esfuerzo. descubrir los elementos con este potencial y priorizarlos supone una garantía de entrega a tiempo, ya que la atención puedeser dirigida a las cosas que más importan.
4. Los amortiguadores: al establecer el cronograma del proyecto, los Directores de Proyecto deben incluir un buffer o amortiguador en sus estimaciones. Con ellos se pueden compensar los pequeños problemas e imprevistos que puedan surgira lo largo del curso del proyecto, ayudándolo a mantener el rumbo y optmizando la forma de gestionar el tiempo disponible.
5. Desarrollar una estrategia de gestión del riesgo sólida: además del trabajo de investigación, identificación y seguimiento de todos los factores que supongan un riesgo, hace falta diseñar un plan de contingencia para hacer frente a sus efectos, caso de aparecer. De esta forma, las soluciones se pueden implementar rápidamente si surgen problemas y no se pierde un tiempo precioso.
6. Saber delegar: una de las mayores dificultades en la gestión de proyectos es la insuficiente delegación de responsabilidades. Los administradores de proyectos, en particular, han de saber gestionar el tiempo y deben estar disponibles para supervisar los diversos elementos del proyecto y tomar decisiones clave. Para poder cumplir con esta misión no pueden estar ahogados por pequeños quehaceres de menor relevancia, que terminan incidiendo en la programación global, poniendo en peligro los resultados.
7. Llevar a cabo reuniones de equipo productivas: cuando se junta el personal del proyecto, es fundamental que haya una agenda clara y enfocada a la reunión. De lo contrario, el tiempo de todos los participantes se verá comprometido, sin contraprestación alguna, de forma vacía. Para aumentar la productividad de este tipo de encuentros hay que informar previamente a los asistentes de la hora de comienzo y fin de la reunión, los temas a tratar y su orden y la aportación personal que cada cual deberá hacer, en términos informacionales.
8. Lograr un sistema de comunicación efectivo: si la información correcta no llega a las personas adecuadas en el momento preciso no es posible avanzar en un proyecto. Un sistema para de comunicación efectiva es una necesidad y requiere de planificación y de las herramientas adecuadas. Entre ellas, las orientadas a la colaboración son esenciales para mantener los niveles de actualización necesarios.