Tips para crear una plantilla para tus proyectos
El éxito de los proyectos depende, en gran parte, del seguimiento que se les haga. No basta con echarlos a andar y esperar los resultados. La monitorización y la evaluación continua son tan importantes como su planteamiento. Una plantilla de proyectos permite revisar cada una de las tareas previstas. Las hay en formatos tanto digitales como físicos, y ofrecen con la posibilidad de adaptarlas a las necesidades de cada caso. Microsoft, OpenOffice y Google ofrecen las más conocidas del mercado en Internet, algunas de ellas con la opción de descarga gratuita. De hecho, las plantillas tradicionales han ido cediendo poco a poco su lugar a las de formato virtual. En la actualidad, las nuevas tecnologías han propiciado la aparición de una amplia gama de opciones y herramientas cada vez más especializadas, sofisticadas y, a la vez, fáciles de utilizar.
Si por alguna razón desconoces cómo diseñar una plantilla o no sabes cuál es la mejor para tu proyecto, aquí te damos unas claves sencillas e ilustrativas.
- La complejidad de la plantilla depende de la complejidad del proyecto. Para este caso, vamos a centrarnos en la herramienta Excel, que es el estándar en el cual se basan muchos emprendedores para realizar sus planes de negocio. Las plantillas que ofrece este programa suelen ser sencillas y con herramientas estandarizadas.
- Antes de ir a la herramienta conviene que tengas claras cuáles son las fases del proyecto, la información que incluirás en cada una de ellas y, si es el caso, los cálculos o proyecciones que quieras realizar. Los cuadros y los diagramas suelen ser un valioso recurso a la hora de desglosar los procesos en etapas. Recuerda que no se trata de una división aleatoria; cada iteración debe estar justificada.
- Lo primero es descargar la plantilla. Cuando estés en Excel, debes ir al cuadro de búsqueda y ver cuáles opciones de plantilla están disponibles. No elijas en función de lo llamativas que sean o la originalidad de los recursos. El mejor criterio de elección es tu proyecto y sus necesidades.
- Cuando la hayas descargado en tu ordenador, el siguiente paso consiste en introducir la información y los detalles del proyecto. Por lo general, las plantillas hacen una relación de tareas, tiempo y otras especificaciones. No olvides poner todo aquello que consideres necesario para la ejecución de las tareas: recursos, limitaciones, número de integrantes, características, entre otros aspectos. Este proceso es lo que se conoce como personalización de la plantilla.
- Las plantillas plasman estimaciones. Si antes de la ejecución de tu proyecto deseas realizar alguna, es preciso que previamente hagas una selección de los datos. Por ejemplo, puedes hacer cálculos de gastos y beneficios, de punto de equilibrio o de evaluación de rendimiento. Eso sí, recuerda que una plantilla es sólo una herramienta, y que por ello que debes ser lo más preciso posible.
- Antes de empezar a monitorizar las tareas, fija cuáles serán los indicadores que emplearás para medir los resultados de tu proyecto. Es decir, define unos topes o valores que te permitan analizar la eficacia del proceso en su conjunto. De lo contrario, será como ir a la deriva.
