Técnicas y herramientas para gestionar tus proyectos

Dado que en el campo empresarial actual existe una tendencia al trabajo con equipos remotos y a la interacción con profesionales tipo «freelance», cada vez es más habitual el uso de herramientas para la gestión de proyectos dentro del campo del software y los medios digitales. La mayoría de ellas tienen un objetivo común: permiten trabajar de forma conjunta y remota en un entorno de información compartida y actualizada.

Aunque cada día son más, estas herramientas se pueden dividir en dos grandes categorías: las que ayudan a resolver tareas específicas, conocidas como «to-do-list», y las que se enfocan en la ejecución de proyectos más complejos.

Cuando los gestores de proyectos recurren a este tipo de herramientas, generalmente aspiran a dar orden y coordinación a las distintas fases de los mismos. Sin embargo, existen más ventajas a la hora de decantarse por una herramienta software de gestión de proyectos:

Intercambio de información a través de ficheros.
Mejor seguimiento de plazos y costes.
Actualidad de las notificaciones.
Diálogo a través de chats y otras herramientas de mensajería instantánea.
Facilidad en la facturación.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Con esta denominación se hace referencia al conjunto de métodos, técnicas y herramientas que ayudan a dirigir los diferentes procesos que se dan dentro de un proyecto, a fin de poder lograr los objetivos previstos para el mismo.

Sus objetivos son:

Gestionar todo el proceso, desde el inicio hasta el fin del proyecto.
Responder a todos los problemas que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto.
Facilitar la finalización del proyecto y su posterior aprobación.

Dentro de cada proyecto podemos encontrar cinco fases diferentes:

Análisis de viabilidad.
Planificación detallada del trabajo que se va a realizar.
Ejecución del proyecto en sí mismo.
Seguimiento y control del trabajo realizado.
Cierre del proyecto.

¿Cuáles son las principales herramientas para la gestión de proyectos?

Cuando se habla de herramientas o software para la gestión de proyectos, es necesario dejar claro que se trata del empleo de sistemas informáticos aplicados en cada uno de los puestos de trabajo que participan del proceso.

De ahí que los software puedan ser de varios tipos: personales, de colaboración, multiusos, integrados, etc. Para decirlo de una manera más clara, la función de estas técnicas de gestión es la que antes se le asignaba a los post-it o a las agendas tradicionales. Veamos varios ejemplos:

1. Astrid

A través de una interfaz clara y atractiva, los usuarios pueden compartir información de manera sencilla, crear listas y añadir nuevos colaboradores. Una de sus novedades consiste en aportar un espacio para realizar comentarios y anotaciones, algo muy útil a la hora de las valoraciones del trabajo.

2. Do it (tomorrow)

Es, quizá, la más sencilla de todas las herramientas. Está compuesta por una interfaz que simula una agenda tradicional, en la que a cada día se le asigna una hoja de la aplicación. Es adecuada para aquellos gestores con cierta querencia hacia lo tradicional.

3. Nozbe

Esta herramienta ofrece múltiples posibilidades de acción. El usuario puede personalizar la interfaz con el logo de la empresa y enlazarla con otras apps como Twitter, Dropbox, Evernote y el calendario de Google. Por su versatilidad, es recomendable tanto para tareas a corto plazo como para proyectos más complejos.

4. Central Desktop

Traducida al castellano como «Escritorio Central», se trata de una herramienta en la nube cuya principal ventaja radica en el trabajo en tiempo real. Para ello, dispone de servicios de mensajería instantánea, conferencias web y edición de documentos.

5. Assembla

Esta herramienta es ideal para proyectos de desarrollo incremental. La interfaz está dividida en tickets con las tareas correspondientes a cada miembro del equipo y las horas de trabajo previstas. Además, cuenta con el recurso del Reporting, que incluye la posibilidad de elaborar pequeños informes en relación a cada tarea. Es muy útil para metodologías de tipo SCRUM.