Plan de trabajo para un proyecto: guía de elaboración

Un plan de trabajo es una guía que generalmente se refleja por escrito y que reúne los pasos que se deben dar a la hora de llevar a cabo un proyecto. Por supuesto, esto implica un trabajo previo de investigación, medición, planificación y organización:

1. Investigación acerca de cuáles son las fórmulas más eficaces que existen para desarrollar el proyecto que vamos a abordar, así como de las fórmulas que se han empleado en proyectos similares realizados anteriormente en la empresa.
2. Medición acerca de los resultados que han proporcionado dichas fórmulas en los proyectos anteriores y similares.
3. Planificación para definir los pasos que se van a dar.
4. Organización de los recursos para que dichos pasos puedan tener lugar.

En este post proponemos una guía de elaboración para un plan de trabajo. Esta no debe tomarse como un modelo rígido que se deba seguir, sino que debe tomarse como base y adaptarse a cada caso concreto.

Plan de trabajo: pasos para elaborarlo

A continuación ofrecemos una serie de pasos que cualquier empresa puede adoptar para definir un plan de trabajo para uno o más proyectos:

1. Objetivos. Lo primero de todo es responder a la pregunta “¿qué queremos conseguir con este proyecto?”. Si no tenemos clara la respuesta, debemos detenernos antes de continuar avanzando. Sin un objetivo fijado, seguir adelante conlleva muchas probabilidades de malgastar tiempo y otros recursos. Esto se debe a que, seguramente, tengamos que retroceder para corregir errores que no se habrían cometido si tuviésemos claro el objetivo.
2. Acciones. Una vez que tenemos claro el objetivo, la siguiente pregunta para nuestro plan de trabajo es “¿qué debemos hacer para alcanzarlo?”. La respuesta a esta pregunta revelará una serie de acciones clave que deberemos realizar. En un post anterior hablamos acerca de dos formas de abordar el diseño de proyectos: de A a B y de B a A. Es decir, aplicando el pensamiento secuencial desde el punto en el que nos encontramos hasta haber alcanzado el objetivo o desde el objetivo hasta el punto en que nos encontramos. Es recomendable elaborar un listado con todas las acciones que revelemos y jerarquizarlas para saber cuáles dependen de cuáles.
3. Cronograma. Cuando dispongamos del mencionado listado, llega el momento de calendarizar las acciones incluidas en él. Es decir, organizarlas en el tiempo. En este sentido, podemos encontrarnos con dos tipos principales de acciones para nuestro plan de trabajo:
   1. Acciones independientes. Son aquellas que pueden realizarse independientemente del estado en el que se encuentren las demás.
   2. Acciones dependientes. Son aquellas que solo pueden realizarse cuando otra acción, sea esta independiente o dependiente, se haya completado total o parcialmente.
4. Asignaciones. Con el calendario del proyecto ya diseñado, llega el momento de determinar qué persona o qué equipo se encargará de cada una de ellas. Este paso es posible llevarlo a cabo antes de la calendarización. Cada empresa debe valorar cómo compensa más hacerlo, en función de lo siguiente:
   1. Si el tiempo para la realización del proyecto está determinado de antemano (por ejemplo, por un cliente estricto), será adecuado realizar primero el cronograma.
   2. Si el proyecto depende de la disponibilidad de las personas que lo van a llevar a cabo, entonces es recomendable indicar primero quién se va a encargar de cada acción y, en función de ello, establecer los tiempos.

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