¿Sabes desarrollar un plan de gestión para tu proyecto?

En el plan de gestión para tu proyecto necesitas utilizar una serie de elementos claves y desarrollarlo en unos tiempos concretos.

Es necesario empezar a construir con buenos cimientos para que todo logre sostenerse encima.

Debes estructurar el plan de gestión en los siguientes apartados

• Integración. En este punto se constituye el proyecto y se definen los procesos para que se incluyan todas las actividades. Esta gestión de la integración debe incluir:
  • Los procesos de dirección de proyectos que han sido seleccionados para implementarse.
  • El nivel de implementación para cada proceso, lo que determinará su posterior calidad.
  • Descripción de las herramientas y técnicas para llevar a cabo los procesos.
  • Como se supervisarán y controlarán los cambios realizados.
  • Las técnicas para la comunicación de los interesados.
  • El ciclo de vida del proyecto y las fases en las que se divida, si las tiene.

• Plan de gestión del alcance del proyecto que incluya la preparación del enunciado del alcance detallado con objetivos, descripción del alcance del producto, requisitos y límites del proyecto, productos entregables, criterios de aceptación del producto y las restricciones del proyecto. La descripción y codificación de una estructura desglosada del trabajo que nos ayude a identificar los paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y recursos para llevar a cabo la ejecución del proyecto.

• Gestión de los tiempos, con un cronograma concreto, una lista de hitos del proyecto, lista de recursos para cada actividad, desglose y calendario de estos; duración de las actividades, etc.

• Gestión de los costos que incluya estimaciones e información de respaldo, curva de los costos del proyecto y necesidades.

• Gestión de la calidad que indique cómo se controlará, asegurará y se llevarán a cabo los procesos de mejora.

• Gestión de los recursos humanos, dónde especificas la contratación de personal, sus horarios, necesidades de formación, recompensas, etc.

• Gestión de las comunicaciones, que te facilite un buen nivel de información de los interesados, métodos para transmitir esta información y personas responsables de hacerlo. También debes incluir la frecuencia de las comunicaciones y el método para actualizar la gestión de las comunicaciones si fuera necesario.

• Gestión de los riesgos a los que se enfrenta el desarrollo del proyecto. Identificación de los mismos y listado de soluciones.

• Gestión de las adquisiciones, donde valorarás qué acciones debe llevar a cabo el equipo de dirección, los documentos estandarizados, las fechas planificadas en cada  contrato, la identificación de las garantías de cumplimiento, las instrucciones que se dará a los vendedores para desglosar el trabajo.

De la buena estructuración y gestión de un plan de gestión depende que el proyecto que dirijas pueda llevar a buen puerto y situar a la empresa en una posición de ventaja frente a sus competidores.