¿Soy capaz de gestionar con éxito varios proyectos a la vez?
Hay excepciones para esto, pero manejar varios proyectos independientes, cada uno con diferentes necesidades de atención, es probable que te produzca una pérdida de visibilidad y control, problemas serios y fallos en alguno de los proyectos que estés gestionando.
Si vas a trabajar en varios proyectos a la vez será necesario que sean pequeños y simples. Normalmente, el líder de un proyecto utiliza un 10% de su tiempo en interactuar con cada miembro de su equipo o equipos que trabaja en el proyecto, así que los proyectos que impliquen a unas doce personas ocupará todo el tiempo del director del proyecto. La gestión de varios equipos de trabajo puede funcionar siempre que la delegación de responsabilidades esté bien asignada por el líder.
Qué necesitas para gestionar varios proyectos a la vez
Las habilidades del gestor de proyectos para llevar con éxito varios proyectos son las mismas que necesita para manejar uno solo de ellos, pero con más dificultades de planificación y organización por tener que atender a varios frentes. Repasa estas habilidades y descubre cuáles necesitas mejorar para convertirte en un líder inspirador, organizado, motivador y empático con el cliente:
Fomenta tu estilo de liderazgo para conseguir los objetivos del proyecto a través del equipo. Motiva a tus colaboradores para que el trabajo resulte inspirador y se finalice con éxito el trabajo.
Comunícate personal y periódicamente con todo tu equipo, proveedores, clientes y la alta dirección de la empresa. Añádele la capacidad de escuchar activamente para establecer un feedback perfecto que te permita adelantarte a los problemas y reaccionar para solucionarlos.
Entender la organización hasta las últimas consecuencias. Esta es la única manera de que puedas conseguir los objetivos específicos de cada proyecto. La asertividad podrás emplearla para mantener tu punto de vista sin mostrar posturas extremas que puedan desmotivar y hacer que tu equipo no funcione y no se rentabilicen los proyectos.
Motiva a tu equipo personalmente y en conjunto, alaba siempre los logros, así conseguirás un mayor nivel de rendimiento. Emplea tu capacidad para tomar decisiones en ambientes cambiantes o de incertidumbre
Resuelve los problemas que aparezcan con una identificación temprana y soluciones preestablecidas. Orienta tu trabajo y a tu equipo a la consecución de los mejores resultados. Delega y capacita a tu equipo para conseguir que ellos se motiven, sean imaginativos y asuman riesgos.
Aún cuando el equipo esté implicado en varios proyectos, debes ser capaz de mantener el equilibrio en relación con el cronograma y los recursos para que los conflictos que se produzcan sean mínimos. Incluso si los proyectos que tengas que gestionar no implican a muchas personas o están espaciados en el tiempo, no debes comprometerte con más demasiados proyectos a la vez. Esto te asegurará no perder el control. La clave para controlar múltiples proyectos es no dejarlos serpentear.
Trabaja para minimizar los cambios y el alcance de las actividades que no están claras e intenta evitar las sorpresas al final de cada proyecto. Si has hecho un buen trabajo en determinar los entregables al principio de proyecto y no se han planteado muchos cambios, el cierre de tus proyectos debe ser perfecto.