¿Quien se encarga de actualizar el plan de trabajo en un proyecto?
En la mayoría de los proyectos, el director del proyecto es responsable del plan de trabajo y debe encargarse de actualizarlo con una periodicidad semanal o quincenal. Sin embargo, en algunos casos, la Dirección puede pedir a otros miembros del equipo su colaboración para actualizar el plan de trabajo, indicando si el trabajo que les fue asignado se completó. Por lo general, ninguno de estos colaboradores tiene competencias para asignarse a sí mismo nuevas tareas, añadir nuevas actividades a su planificación o alterar el plan de trabajo original. Por ello, después de que los miembros del equipo se hayan ocupado de actualizar el plan de trabajo del proyecto con datos precisos sobre la situación presente, el jefe de proyecto puede evaluar el estado general del proyecto y proceder a tomar las acciones que sean necesarias.
Resistencia por parte del equipo a gestionar y actualizar el plan de trabajo
Una cosa es construir una definición del proyecto y el plan de trabajo, pero algo muy distinto es controlar eficazmente el proyecto. Si se pudiera emitir el plan y asignar cada tarea y lograr que todos terminan sus actividades a tiempo, la vida del director del proyecto sería mucho más fácil. Sin embargo, el proceso de la gestión del equipo y la gestión del plan de trabajo es complicado porque la gente no siempre completa sus tareas como se esperaba. Para entender cómo avanza el proyecto y para asegurar que se mantiene en la pista, el director del proyecto tiene que fomentar un entorno colaborativo y esforzarse por alcanzar un entendimiento del progreso de las actividades asignadas. Puede ser necesario dirigirse a las personas individualmente, solicitarles la creación de informes de estado o requerir su presencia en las reuniones para comprender la evolución del proyecto. Sin embargo, los participantes en un proyecto no siempre responden bien a estos procesos por varias razones:
- Pueden pensar los procesos de gestión de proyectos son engorrosos y les suponen un obstáculo para la consecución a tiempo de sus objetivos, en especial en lo concerniente a actualizar el plan de trabajo.
- ;Pueden sentir que serán castigados por traer malas noticias o hacer las cosas de manera incorrecta.
- Puede resultarles complicado alcanzar un nivel de abstracción tal que les permita constatar la eficacia de los procesos de gestión de proyectos utilizados.
- Pueden presentar una reacción adversa, al asociar los procedimientos de gestión a controles.
- Puede haberles faltado el apoyo necesario por parte de otros miembros del proyecto y, por ello, a pesar de seguir las instrucciones para desarrollar determinados procesos, no ser capaces de completarlos o no poder terminarlos a tiempo.
- Pueden llegar a la conclusión de que las normas no aplican igual a estadios jerárquicos superiores y sentir que existen diferencias entre el modo de afrontar los procedimientos establecidos que tiene el Director de Proyecto y los que se les exigen a ellos.
- Pueden haber experimentado que alguien que no contribuyó a la gestión del proyecto en el modo en que le era solicitado no tuvo que afrontar consecuencias de ningún tipo.
Conocer y reconocer estos comportamientos normales en el ser humano, que pueden agudizarse en situaciones de estrés o en circunstancias de trabajo bajo presión; facilita el diseño de un conjunto de procesos de gestión de proyectos que se adaptan mejor al tipo de proyecto que se está administrando y a sus características particulares. El director del proyecto tiene que saber y poder comunicar de manera efectiva el mensaje. Exponer de forma clara y precisa en qué consisten los procedimientos a aplicar, qué se espera de cada individuo y cuál es la importancia de su contribución al actualizar el plan de trabajo para el total del proyecto son aspectos fundamentales a considerar y que contribuirán a una mayor calidad en la información.