Retos de la gestión de proyectos en 2014

A lo largo de todo el año 2013 más de un centenar de empresas en el Reino Unido fueron consultadas por The Access Group acerca de sus opiniones sobre cuáles eran los retos y los puntos débiles más comunes a la hora de enfrentarse a la gestión de proyectos. Los resultados de dicha encuesta permiten visualizar las tendencias en el sector para este 2014 y, al mismo tiempo, sirven como lección para prepararse ante el futuro. Las cuatro necesidades que buscan solución con mayor urgencia son:

• La integración del software en la gestión de proyectos.


•  La obtención de métricas que permitan monitorizar la evolución de las variables más críticas del proyecto.


•  El alcance de la visibilidad necesaria, que garantice una visión global única sobre el proyecto.


•  La automatización de la producción y gestión de documentación de proyecto.

1. La creciente necesidad de la integración del software en la gestión de proyectos

Los proyectos son, cada vez más, un compendio de procesos, tareas, inputs cuyo volumen se dispara y en el que también hay que valorar el impacto del factor humano. La búsqueda de la simplificación y la velocidad, que permitan la adecuación a respuestas eficientes ganando en inmediatez es una de las preocupaciones más importantes de los Directores de Proyecto, que hallan en la tecnología un sólido punto de apoyo. Lo que les permite un buen software es:

•  Ganar en visibilidad.


•  Mejorar sus facultades de control.


•  Optimizar resultados.

De hecho, para el 62% de los encuestados, el mayor desafío de la gestión de proyectos es ser capaces de monitorizar el consumo de recursos, asociarlos a la variable tiempo y compararlos con los planes establecidos. Pero este no es el único reto al que han de hacer frente, entre los más importantes se encuentran: 55% recogida e intercambio de documentación no automatizados 45% entrada de datos y su carga manual al programa informático correspondiente 38% falta de integración del sistema 35% carencia de una fuente única de información global sobre el proyecto 31% falta de visibilidad sobre la disponibilidad de los recursos  

2. La importancia de obtener métricas

Los números son fáciles de interpretar, todo lo que puede cuantificarse es susceptible de medida y, por tanto, de control. Encontrar un software que, en base a unos indicadores, aporte datos realistas y precisos facilita la evaluación del rendimiento, ayuda a mejorar el grado de compromiso de los equipos y aumenta los niveles de productividad. En esta línea, el estudio recoge que el 54% de los encuestados creen que podrían obtener mejores resultados en la gestión de proyectos si contasen con una herramienta que les permitiese capturar los costes de proyecto y su evolución de forma automática.  

3. Ganar en visibilidad de proyecto

¿Cómo puede mantenerse el proyecto bajo control sin visibilidad sobre los datos? Es lo que respondieron el 48% de las empresas, argumentando que ganar en este aspecto les ayudaría a minimizar el tiempo de reacción, ganar en capacidad de análisis y asegurar que el curso del proyecto está alineado con las expectativas planteadas. Al preguntarles sobre los aspectos para los que consideran más necesaria la visibilidad, contestaron: 1. Control de proyecto. 2. Previsión de recursos. 3. Seguimiento del consumo de tiempo y recursos. 4. Planificación y fijación de objetivos. 5. Gestión de gastos.  

4. Automatización de la producción y gestión de documentación de proyecto

Eliminar duplicidades, minimizar errores, ganar en actualización, proveerse de un espacio donde compartir información de calidad o alcanzar una visión global única sobre el proyecto son sólo algunas de las bondades de esta tendencia en gestión de proyectos que, además garantiza mejoras en cuanto a:

•  Flexibilidad.


•  Seguridad.


•  Fiabilidad.


•  Accesibilidad.


•  Integración.