PRINCE2: cómo gestionar proyectos en entornos controlados
Cuando hablamos de metodología de gestión de proyectos, todo el mundo tiene en mente el PMI y su famoso PMBoK con las mejores prácticas estructuradas desde su séptima y última edición por principios y dominios. Pero es conveniente saber que este no es el único procedimiento de trabajo orientado a tal disciplina, hay otras metodologías igual de válidas. Es el caso del PRINCE2, ampliamente utilizado en países como el Reino Unido, Australia y en varios países europeos.
¿En qué se basa la metodología PRINCE2?
El acrónimo PRINCE2 deriva del concepto Projects IN Controlled Environments, que significa proyectos en entornos controlados. Y es que se centra en gestionar los recursos y riesgos, dividiendo los proyectos en varias fases donde se definen de forma clara los roles y responsabilidades que hay que considerar a partir de siete procesos de gestión de su ciclo de vida. Es decir, lleva una sucesión de procesos únicos, diseñados solo para el resultado del proyecto, hacia una zona de control que permite su visión integral de forma más comprensible.
No se trata solo de explicar todos los procesos en sí mismos de nuestro proyecto, el ciclo de vida para su gestión, inputs y outpus en cada paso que damos, etc. Es decir, no queremos que el proyecto sea el fin de la metodología de trabajo, sino que este es concebido como el medio para obtener valor.
Ahí es donde radica una de las principales ventajas del PRINCE2 frente al PMBoK: su orientación hacia el caso de negocio, que al fin y al cabo es el embrión de nuestro proyecto, lo que lo justifica. Toda gira alrededor de su comprensión integral: cómo entender los costes y beneficios que se derivan de él, las escalas temporales, los riesgos que debemos asumir.
Sé que muchos de vosotros habréis adivinado que es justamente ese enfoque de entrega de valor el que dio pie a la séptima edición del PMBoK, la que aún es vigente. Es ahí donde se cubre la importancia de entregar valor a través de los proyectos, y que este sea entendido en clave de negocio por la organización que lo promueve. Estamos en la línea de lo que promueve la metodología PRINCE2.
Principios clave de la metodología PRINCE2
Vamos a echar un vistazo a la estructura de este método de trabajo y sus ventajas a nivel de gestión de proyecto. La organización de trabajo establece 4 elementos integrados que generan la metodología PRINCE2. Son 7 principios, 7 temas, 7 procesos y la confección del enfoque de gestión más adecuado a los objetivos, contexto y naturaleza del proyecto. Veamos cuáles son esos principios:
La justificación continua del caso de negocio
A partir de aquí, cada proyecto debería estar apoyado por una justificación que debe ser válida a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, y se debe sustentar en el coste, tiempo, beneficio y razonamiento.
Aprender desde la experiencia
Cualquier miembro del equipo de trabajo debe aprender a partir de la experiencia adquirida con el objeto de no cometer los mismos errores. Esto es posible a partir de las lecciones aprendidas que emanan de proyectos anteriores.
Definir roles y responsabilidades
Parte fundamental de trabajo que debe estar muy clara para evitar confusiones en relación con el trabajo a realizar y los procesos que se incluyen.
Gestión por fases
Como se ha dicho al principio, la comprensión del proyecto a partir de etapas menores facilita su manejo integral más controlado.
Gestión por excepción
Hay tolerancias para cada objetivo de proyecto y estas definen el nivel de autoridad delegada en la toma de decisiones. Si excedemos la tolerancia, se deberá notificar a un nivel superior su aceptación.
Enfoque en los productos
Se centra en la calidad del producto y la gestión a lo largo de todo el proyecto para garantizar ese estándar.
Adaptación al entorno del proyecto
Adaptamos los elementos que definen la estructura de trabajo al contexto de cada proyecto, ajustando el acercamiento que requiere cada uno basándose en ese marco de referencia.
Fases a seguir para aplicar PRINCE2 en tu empresa
Aunque la máxima de esta metodología de gestión de proyectos es el ajuste del trabajo en función de la tipología y necesidades concretas que debemos satisfacer, su estructura permite establecer 7 fases de implementación que se corresponden con los procesos señalados en el anterior punto.
1. Preparación del proyecto
Aseguramos la existencia de un plan y caso de negocio que permitan iniciar el proyecto.
2. Inicio del proyecto
Donde lo ponemos en marcha y desarrollamos el plan de proyecto para su correcta ejecución.
3. Dirección
Nos fijamos en la estructura para la toma de decisiones a un nivel estratégico a lo largo de todo el proyecto, a partir de la alta dirección.
4. Control de una fase
Aseguramos que la fase anterior es verificada y nos permite ir a la siguiente fase.
5. Gestión de la entrega de productos
Revisamos y comparamos el producto desarrollado basándonos en la calidad, tiempo y coste esperados.
6. Gestión de fronteras de fase
Donde escalamos cualquier cambio que pueda producirse durante el desarrollo del proyecto.
7. Cierre del proyecto
Lo finalizamos garantizando la aprobación de los entregables y evaluando los beneficios que reportan a nivel de organización.
Beneficios de aplicar la metodología PRINCE2
Como se ha ido indicando a lo largo de este blog, la principal fortaleza del método PRINCE2 se centra en su orientación al caso de negocio. No perder de vista la entrega de valor a nivel de organización permite dar robustez y sentido de empresa a todos los procesos que llevamos a cabo.
Pero también es interesante ver el enfoque que PRINCE2 da a las detalladas descripciones de responsabilidades en función de los 7 distintos roles de equipo, en contraposición con la visión orientada exclusivamente a la figura del director de proyectos que nos da el PMBoK.
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