Hojas de ruta más usadas en Project Management y sus ejemplos

Tras varios blogs tratando temas muy específicos sobre aplicaciones tecnológicas en el Project Management, viendo las ventajas productivas de su aplicación a nivel de equipo de trabajo y gestión propia del proyecto, en esta ocasión nos introduciremos de lleno en el área de planificación. Y lo haremos poniendo el énfasis en la séptima edición, la más reciente, del PMBoK.

Como sabes, en esta última edición se sustituyen los grupos de procesos y áreas de conocimiento por principios y dominios. Se trata de darle un enfoque mucho más ágil a la planificación del proyecto, compaginando metodologías de trabajo no tan rígidas. Y se pone el foco en la entrega de valor a partir de estos dominios: ciclo de vida, planificación, trabajo de proyecto y entrega. Para ello, como se puede deducir de lo anterior, es fundamental la elaboración de una estrategia de desarrollo que integre todas las etapas de desarrollo, hitos parciales y entrega final. Es aquí donde el roadmap tiene un papel significativo para definir todas las etapas de proyecto, a todos los niveles.

¿En qué consiste una hoja de ruta?

Todos tenemos claro lo que es un Gantt Chart o cronograma. Pues bien, la hoja de ruta es la antesala a su elaboración. Es el desarrollo visual de la estrategia de trabajo que debemos desarrollar a lo todo el proyecto. Los objetivos quedarán marcados ahí, y serán posteriormente desgranados a partir de nuestro diagrama de actividades. 

Es como si trabajáramos con un Gantt reducido, donde las tareas resumen son el único ítem de trabajo, siguiendo la secuencia del ciclo de vida del proyecto que debemos completar. 

El rol de los roadmaps en Project Management

No es difícil deducir, pues, que con la hoja de ruta marcamos el camino de todo el trabajo que hay por delante de nosotros. Fijamos prioridades y, por tanto, tomamos decisiones en ese sentido. Vemos los hitos principales que nos obligan a interactuar internamente y con otros actores decisivos de proyecto. A medida que avancemos, tendremos una herramienta de comparación que nos permitirá visualizar el nivel de progreso. 

Es decir, no sólo nos sirve como medio para conocer dónde deberíamos estar y qué necesitamos para seguir avanzando, sino que también es muy útil para comunicarnos con el cliente o hacer entender las necesidades del trabajo en equipo. 

La eficacia como eje central de toda hoja de ruta

El poder de una hoja de ruta es la conexión entre objetivos y resultados. Cualquiera que la vea, debe ser capaz de comprender rápidamente los objetivos de su proyecto y lo que se propone conseguir. 

En consecuencia, el roadmap del proyecto se erige como el eje que centrará los pilares de todo el trabajo: las responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto, conectar las actividades y tareas planificadas con los objetivos propuestos, prever los diferentes stakeholders según la fase de desarrollo, coordinar dependencias o establecer roles que facilitan a su vez la aclaración de expectativas y despejar dudas.

Ejemplos de hojas de ruta en Project management

No todos los proyectos deben implementar un roadmap. Por ejemplo, si queremos desarrollar un entregable en muy poco tiempo con un número limitado de implicados y el alcance está claro, parece exagerado la necesidad de generar uno.

Sin embargo, un producto que va a desplegarse dentro de nuestra empresa sí debería disponer de la correspondiente hoja de ruta. Es lo que se llama un product roadmap y nos da una visión global, a largo plazo, desde los objetivos que se pretenden conseguir, pasando por las características del mismo, necesidades de colaboración y cómo acabará añadiendo valor al negocio. Es el punto de partida que debería disponer el Project Manager para un buen conocimiento de lo que se quiere conseguir.

A partir de lo anterior, se pueden desarrollar roadmaps más concisos que toman como premisa el objeto propio del proyecto. Desde la implementación de una nueva tecnología dentro de la empresa, definiendo la plataforma y permitiendo un seguimiento a nivel directivo de su integración; hasta la estrategia de marketing para describir los objetivos que queremos lograr, fijando aspectos como campañas publicitarias necesarias y recursos que habrá que emplear.

Y, claro, esa estructura que presentan las hojas de ruta, que informan a alto nivel y sin tantas restricciones cuando hay que ajustar algún aspecto de nuestra planificación, las hace especialmente útiles en proyectos ágiles. Ganamos una visión completa con la capacidad de adaptarse a las circunstancias que marcan el paso de nuestro proyecto, sin perder de vista los objetivos de proyecto.

Consejos para crear con éxito un roadmap de producto en tu negocio

A partir de todo lo explicado, ¿qué hay que tener en cuenta cuando queremos elaborar un roadmap con garantías de éxito? Pues el propósito de lo que se quiere conseguir y eso pasa por:

• La creación de una estrategia desde el punto de vista del producto. Tenemos que responder a la pregunta ¿por qué queremos ese producto y qué valor nos va a aportar?
• Establecer las necesidades de comunicación para adaptarlo a cada perfil y obtener el compromiso por parte de todos los stakeholders.
• Fijar los objetivos y el alcance de producto desde un punto de vista tanto cualitativo como cuantitativo para identificar espacios de mejora.
• Desarrollar hipótesis de trabajo para validar esos objetivos identificando planes de respuesta ajustados.
• El roadmap cambiará seguro a lo largo del ciclo de vida del producto, por lo que debemos flexibilizarlo y colaborar para incorporar ajustes.

Con todo lo anterior tenemos ya la base de trabajo para crear una planificación basada en la hoja de ruta de producto que queremos desarrollar, donde incluyamos los principales implicados, detalles del producto o hitos de trabajo. 

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