Preguntas y elementos esenciales para un plan de proyecto

El plan de proyecto es la diferencia entre un proyecto de éxito y uno abocado al fracaso. Sin embargo, pese a que experiencia y formación son claves en la elaboración de esta herramienta, siempre es recomendable recordar los elementos esenciales de este plan y las cuestiones que conviene plantearse antes de proceder a su elaboración.

Las preguntas que hay que hacerse antes de comenzar a definir el plan de proyecto

Antes de comenzar a definir el plan de proyecto, resulta interesante plantearse, al menos, las siguientes cuestiones:

1. ¿Cómo se describe el proyecto? Esta cuestión habla de visión y debe ser la primera en plantearse.

2. ¿Cuáles son las metas y objetivos que se persiguen? hay que enumerar ambos tratando de que sean claros, concisos, alcanzables y medibles.

3. ¿De dónde se obtendrá información para completar el proyecto? Hay que conocer quiénes son los grupos de interés y si es la primera vez que la organización se enfrenta a una misión de similares características.

4. ¿Quiénes serán los beneficiarios del proyecto? Pueden ser los clientes, los clientes de los clientes o incluso las comunidades locales.

5. ¿Cuál es el objeto del proyecto? Creación de un producto o prestación de un servicio.

6. ¿Qué métodos se utilizarán? Cómo se logrará el resultado esperado, de qué forma se trabajará hacia su consecución.

7. ¿Cuál es el plazo estimado de realización? La posibilidad de creación de un calendario, el detalle de tareas, la anticipación de una división en fases, son algunas de las formas de responderse a esta pregunta, una de las más importantes para el plan de proyecto.

8. ¿Qué riesgos pueden afectar al proyecto? Conocer si éstos podrían comprometer su viabilidad es tan necesario como determinar los medios para hacer un seguimiento de los mismos o prever las medidas de contingencia aplicables.

9. ¿Será necesaria la intervención de sistemas, equipos o herramientas especiales? Su coste, procedencia, condiciones de uso y la cualificación necesaria para trabajar con ellas son cuestiones que han de contemplarse desde estadios iniciales en la planificación.

10. ¿Cómo evaluará el éxito del proyecto? Establecer indicadores que aporten métricas sobre la eficacia del proyecto y fuentes de verificación es la forma de prever las necesidades de evaluación.

11. ¿Cómo se establecerán responsables? Quién se encarga de qué, quién debe dar la aprobación, en quién recae la responsabilidad de llevar a cabo las revisiones. Roles y obligaciones que se deben establecer desde el principio.

Elementos esenciales para un plan de proyecto

El plan de proyecto consta de diez elementos esenciales:

•  Objetivo del proyecto: habla de las motivaciones del proyecto y de los beneficios que de él se obtienen.
•  Propósito: su definición requiere la identificación del resultado esperado.
•  Riesgos: hay que saber lo que se debe evitar. Prevenir es fundamental para minimizar el impacto de todos los factores que pueden afectar al proyecto.
•  Criterios de calidad: deben ser específicos, cuantificables, realistas, relevantes y asociados a un límite temporal.
•  Recursos: desde los económicos a los materiales, pasando por los recursos humanos y temporales.
•  Dependencias: tanto internas como externas. Conocerlas es el único medio posible de comprender el impacto de los cambios y poder gestionarlos adecuadamente.
•  Tolerancias: su establecimiento impide la pérdida de alineación con los objetivos prefijados, al facilitar el control y ajuste cuando se detecte que se traspasan los límites en algún área.
•  Hitos/ eventos: excepto en proyectos muy pequeños, la división en etapas es imprescindible.
•  Estructura de gestión: da una idea del enfoque del Director de Proyecto al abordar su función y de la línea que seguirá la toma de decisiones.
•  Programación: es necesario elaborar un plan de proyecto, pero también hay que tener claro que, si no se actualiza, pierde utilidad pudiendo incluso jugar en contra de la gestión de proyecto.