Plantillas, esquemas y recursos para el Project Manager

Plantillas y esquemas son un buen apoyo en el desarrollo de muchas profesiones, pero su papel es crítico para la gestión de proyectos. El Project Manager tiene que resolver asuntos de muy diversa índole y tomar decisiones de forma ágil y sin perder el foco. En un entorno tan dinámico como es el de cualquier proyecto, siempre es una ventaja el poder recurrir a una estructura estable, para actuar de forma sistemática y ganar en precisión.

Plantillas y esquemas para Project Management

Hay muchas áreas de gestión de proyectos que se ven beneficiadas al incorporar plantillas y esquemas. Directores de Proyectos de todo el mundo, de distintos sectores e independientemente de su experiencia en esta posición, prefieren contar con el apoyo de este tipo de herramientas.

Quienes se deciden a incorporar las plantillas y esquemas a su forma de gestión lo hacen para:

• Beneficiarse de contar con una estructura fija sobre la que trabajar.
• Mejorar su capacidad de establecimiento de prioridades ante una visión global y más clara de los datos sobre los que decidir.
• Evitar errores humanos o descuidos, como el olvidarse de aspectos a tratar de interés o relevancia para el proyecto.
• Facilitar la comunicación y transmisión de información entre las distintas partes y grupos de interés del proyecto.
• Simplificar la tarea de recopilar las lecciones aprendidas de proyecto al concluir la fase de finalización.

Las plantillas y esquemas utilizados pueden emplearse tal y como provienen de su origen o trabajarse para aplicar personalización que mejoren su aplicación a las tareas de gestión del proyecto en particular. Lo importante es que la fuente de origen sea fiable, cuando no son de autoría propia, para evitar que carezcan de elementos esenciales que les impidan cumplir su función.

Algunas de las áreas donde se suelen emplear son:

• Finanzas: desde la planificación hasta el control de los gastos de proyecto, su gestión se ve mejorada cuando se emplean plantillas y esquemas.
• Recursos: la aplicación de estas herramientas permite una perspectiva más completa de su disponibilidad y hace posible una asignación más eficaz.
• Abastecimiento: la gestión del suministro de materiales o del alquiler de equipos es tan importante como la de los proveedores a los que recurrir en cada caso. El orden y la claridad en este ámbito sólo tienen efectos positivos.
• Tiempo: la gestión del tiempo en un proyecto es un tema de importancia crítica. Cuando se trata de proyectos simples se puede llevar a cabo sin recurrir a ningún tipo de soporte o herramientas, pero cuando el Project Manager se ocupa de varios proyectos de forma simultánea o alguno de ellos son de carácter complejo, la utilización de plantillas y esquemas que permitan mejorar la planificación y la capacidad de seguimiento se convierte en una necesidad.

Comunicación, calidad, riesgos... son muchas las áreas de gestión de un proyecto que se benefician de la utilización de este tipo de métodos que, además, logran liberar al Project Manager de una dosis de estrés importante, la de llevarlo todo al día, la de permanecer constantemente actualizado y de poder supervisar todos los trabajos que hay en marcha hasta que el proyecto se da por finalizado y el cliente queda satisfecho.