Microsoft Visio: Análisis del Software
Microsoft Visio es un software de pago que funciona con el sistema Windows y que fue ideado específicamente para crear todo tipo de gráficos y diagramas.
No es una herramienta destinada a la gestión de proyectos como tal. Por el contrario, se trata de un programa de dibujo vectorial versátil y muy fácil de utilizar, pues ofrece numerosas posibilidades de edición.
Microsoft Visio se creó originalmente como una herramienta para arquitectos e ingenieros. Sin embargo, cuando fue adquirida por Microsoft, esta matriz se dio cuenta de que era muy difícil competir con aplicaciones tan potentes como AutoCad, con lo cual se fue transformando en un programa orientado a empresas y, hoy en día, se utiliza sobre todo para el análisis de procesos y operaciones.
¿Se pueden diseñar diagramas de Gantt con Microsoft Visio?
Microsoft Visio sirve básicamente para diseñar diagramas de flujo y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran facilidad. Incluye también la opción de crear diagramas UML a partir de bases de datos.
Los cronogramas de Gantt están contemplados dentro de los gráficos que es posible dibujar con esta herramienta y su materialización resulta muy sencilla. La presentación es visual, atractiva y moderna.
Para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Visio, tan sólo hay que especificar el nombre de las tareas, introducir las fechas de inicio y fin y su duración en unidades temporales, que pueden ser de horas, días, semanas o meses.
El programa permite cambiar el orden de las filas para visualizar mejor las actividades y agregar hitos. Incluso deja transformar de forma sencilla los hitos en tareas y, a la inversa, las tareas en hitos. Las dependencias entre ellas se pueden crear para mostrar en el gráfico cuáles son las que preceden y/o suceden a otras, a la vez que para observar cómo en algunas los cambios afectan a las otras.
Otras funciones y aplicaciones de Microsoft Visio
Ya hemos visto las múltiples posibilidades que nos ofrece Microsoft Visio a la hora de elaborar gráficos y diagramas, incluido el de Gantt. Ahora repasemos otras funciones que esta herramienta nos ofrece y cómo podemos vincularlas a la gestión de proyectos:
- Puede agrupar varias tareas subordinadas en una tarea de resumen y agregar descripciones, recursos necesarios y porcentajes de finalización de cada actividad programada. La interfaz de este software es del mismo estilo que las de los demás programas de Microsoft.
- Incluye gran variedad de herramientas de diseño, modernas plantillas y diferentes formatos para crear y modificar diagramas profesionales. Los efectos variados y los estilos rápidos hacen que sea muy fácil de utilizar y que, en un momento dado, resulte posible dibujar un vistoso diagrama. El resultado, la gráfica, puede exportarse fácilmente a Microsoft Project para aprovechar todas sus funcionalidades de planificación y gestión de proyectos complejos.
- Microsoft Visio facilita el trabajo en equipo, pues los diagramas pueden ser modificados por varias personas a la vez. Los documentos se guardan en la nube con SkyDrive y se pueden compartir los proyectos con otras personas gracias a su compatibilidad con SharePoint. A través de programas como Visio Viewer, cualquier persona puede ver los diseños creados con Microsoft Visio de forma sencilla y gratuita.
- Sirve para comunicar los proyectos y su desarrollo a los diferentes equipos y personas, quienes, además, pueden intervenir y participar fácilmente en la elaboración de los diagramas.
- Microsoft Visio se presenta en diferentes versiones, cada una con funcionalidades diferentes: Microsoft Visio Standard 2013, Microsoft Visio Professional 2013 y Microsoft Visio Pro para Office 365.
En definitiva, Microsoft Visio es una herramienta empleada por las empresas para organizar sistemas y procesos internos. Y, aunque no está pensada para la gestión de proyectos, resulta muy útil a directores y altos ejecutivos que necesitan generar gráficos de forma rápida y visual para sus presentaciones.
Microsoft Visio: inconvenientes más frecuentes
Como cualquier programa informático, Microsoft Visio ofrece múltiples beneficios pero, a la vez, algunas limitaciones que más vale tener presentes si se quiere realizar un trabajo pleno y eficaz. Repasemos algunas de ellas:
- Tiene un proceso de instalación demasiado largo si lo comparamos con otros programas similares. Aunque esto no tiene por qué influir en la ejecución de las tareas, sí que puede generar algunos retrasos de planificación.
- No es una herramienta gratuita, con lo cual su aplicación puede limitarse en ciertos campos o especialidades.
- En algunas versiones, el programa ofrece demasiadas herramientas a la vez y puede obstaculizar la labor de programadores o diseñadores que busquen interfaces sencillas y de un solo tipo.
- Carece de mayor compatibilidad con otros programas o lenguajes de tipo informático para la gestión de proyectos. Esto puede convertirse en un serio obstáculo cuando los responsables o ejecutantes del proyecto no emplean una sola herramienta; es decir, dificulta su integración con otros sistemas.
