Microsoft Visio Portable y otras herramientas Project Management que optimizan tu tiempo
Los jefes de proyecto necesitan optimizar el uso que hacen de su tiempo. Hoy día, las herramientas de project management facilitan su labor, mejorando los resultados al ser el mejor apoyo para la toma de decisiones. Un ejemplo de ello es Microsoft Visio Portable. La tecnología permite aumentar la calidad de la información con la que se trabaja, aportando datos objetivos y precisos y minimizando los errores. Los ordenadores permiten un acceso casi instantáneo a los datos financieros, algunos programas permiten realizar un seguimiento del progreso de las actividades, el cálculo de costes asociados y también pueden encontrarse en el mercado aplicaciones que mejoran la comunicación entre los distintos grupos de interés.
Implementar una solución tecnológica para la gestión de proyectos es prácticamente una necesidad ya que las empresas que no están al día terminan quedándose atrás, porque la competencia, la mayoría de sus rivales, lo hacen. Microsoft Visio Portable es una muy buena alternativa, aunque también existen otras.
Microsoft Visio Portable y otras herramientas de gestión de proyectos necesarias
La oferta de herramientas de gestión de proyectos es casi infinita pero es importante, a la hora de seleccionar, atender a los siguientes factores:
- Precio y su relación con las prestaciones.
- Funcionalidades y su idoneidad con respecto a las necesidades del proyecto, algo para lo que Microsoft Visio Portable está más que preparada, al dar opciones de colaboración y coautoría, entre otras, que facilitan la comunicación entre las partes.
- Integración. Su capacidad para integrarse con otras herramientas o software que ya estén implementados y en uso, o que se prevea incorporar para la gestión.
- Accesibilidad. El alojamiento en la nube es, en la mayoría de las ocasiones, la mejor alternativa, sobre todo cuando se requiere trabajar con grandes volúmenes de datos y se precisa un entorno colaborativo ágil.
Teniendo en cuenta todas estas variables, se puede escoger una solución integral, que cubra todas las áreas en las que es deseable contar con un soporte tecnológico, algo para lo que Microsoft Visio Portable está muy bien preparada; o escoger diferentes herramientas de gestión de proyectos, especializadas en áreas concretas como:
- La planificación: las soluciones de gestión de proyectos más completas permiten, además de aplicar los métodos de programación más extendidos (como Gantt, Pert o la ruta crítica), delegar tareas y hacer un seguimiento de la línea de tiempo de trabajo. Lo mejor de algunos de estos software es la posibilidad que ofrecen de compartir la información, logrando una actualización máxima.
- El control de las finanzas: el software de tipo financiero permite realizar un seguimiento, con precisión y rapidez, de los gastos e ingresos. Puede también automatizarse la emisión de facturas e incluso existen aplicaciones capaces de realizar estimaciones de los costes de cada proyecto.
- La comunicación: con los grupos de interés debe ir más allá de los correos electrónicos o mensajes instantáneos. En un proyecto es vital el poder compartir documentos, otorgar accesos y confirmar pedidos, por lo que se precisan servicios de comunicación globales que faciliten esta labor.
- La gestión documental: que permita administrar, desde los informes de estado hasta las lecciones aprendidas de proyecto. La herramienta escogida para cubrir esta función ha de ser sencilla de usar, fácil de implementar y muy flexible, para adaptarse a las necesidades usuarias y procurar el máximo rendimiento en su interacción, con el menor número posible de limitaciones.
