Mi proyecto es un gigante ¿cómo lo controlo?

Muchas veces los proyectos empiezan con un tamaño asequible, pero poco a poco empiezan a adquirir magnitudes que escapan a nuestro control. En estos casos tienes que actuar rápido para organizarlo todo y no perder la visión global. Divide las grandes tareas en otras más pequeñas que se puedan delegar, una vez que se han establecido los plazos y las jerarquías de actuación. Para empezar, identifica a los líderes en los que vayas a delegar cada sección del proyecto. Procura que sean líderes experimentados con dedicación y compromiso.

Ventajas de la división del proyecto en pequeñas partes

• Mejora del entendimiento del proyecto.
• Presentación de los problemas en cuanto a una estructura manejable.
• Manejo del proyecto ya dividido en partes de manera independiente.
• No dejar de tener presentes las interconexiones entre los mini-proyectos que componen el todo.
• Establecimiento de jerarquías de actuación en diferentes niveles que puedan ser afrontadas de forma independiente.

Cuando te pongas en marcha

• Encontrar a los líderes que vayan a dirigir cada parte del proyecto y saber delegar.
• Recabar toda la información y exponerla claramente para establecer los distintos niveles del proyecto y su ciclo de vida. Esta es la forma en la que los líderes de los mini-proyectos en los que se ha dividido puedan afrontar su trabajo independientemente.
• Desarrollar los planes de negocio de manera paralela a la división del proyecto. Así, cuando los diferentes líderes estén a cargo de sus proyectos ya tendrán un plan sobre el que actuar.
• Una vez desarrollados los planes individuales se pondrán en común con el manager del programa que los dirige. Usando estos planes individuales, se podrá realizar un documento general donde se expliquen las interrelaciones entre los diferentes proyectos.

Gestionando las interacciones y la comunicación

Una de las necesidades del manager de proyectos gigantes para controlarlos es el desarrollo de una infraestructura de comunicación tanto formal como informal.

• Establecer procesos para monitorizar los problemas de los diferentes niveles, controlar los cambios y el riesgo, etc.
• Realizar reuniones periódicas del equipo, incluso teleconferencias que acerquen grupos de trabajo que promuevan el feedback.
• Asegurar que toda la información del gran proyecto está accesible para cualquier empleado que la pueda necesitar. Realizar informes de los programas en los diferentes niveles al menos mensualmente. Revisar con el equipo y los líderes proyectos y programas al menos una vez a la semana. Esto permitirá detectar cambios no deseados e intentar una posible solución.
• Mantener al equipo motivado, buen clima de trabajo y buenas relaciones entre ellos para que cooperen amigablemente.