Los 5 errores que debes evitar en tu plan de comunicación
El plan de comunicación es el soporte que la estrategia necesita y un medio eficaz para cohesionar la organización. Sin embargo, pese a que los directivos cada vez son más conscientes de la importancia de mantener bien informados y actualizados a todos sus empleados, socios y colaboradores, muchas veces pasan por alto algunos detalles que minan el éxito de sus programas. En las siguientes líneas conocerás los errores que tu plan de comunicación debe evitar para poder cumplir con tus expectativas.
Plan de comunicación: fallos que restan eficacia
La unión hace la fuerza y, para transformar esta expresión en una parte sustancial de las rutinas corporativas la información y la transparencia son importantes. Cuando el plan de comunicación está bien definido y aplicado, se minimizan las confusiones, desaparecen los malentendidos y cada persona es consciente de lo que se espera de ella, al tiempo que también sabe qué esperar de la organización.
Lograr este objetivo es posible siempre que en tu estrategia se eviten errores como:
- Olvidarse de fijar metas. Concretar los objetivos de la comunicación es fundamental para saber qué es lo que se quiere lograr con cada interacción. Este conocimiento permite aumentar la precisión del plan de comunicación, que se centrará sólo en las herramientas y planteamientos que le ayuden a alcanzar objetivos.
- No conocer a la audiencia. ¿A quién va dirigido el mensaje? En un momento en que la personalización es tan importante, es fundamental tener claro este aspecto. En función de quiénes sean los destinatarios de la comunicación se podrá crear los mensajes apropiados y la forma de transmitirlos para que causen el impacto esperado.
- No concretar el modo de medir el éxito de la iniciativa. El plan de comunicación y sus resultados pueden y deben ser sometidos a evaluación y monitorización. Para ello, los responsables de esta función deberán definir indicadores que permitan llevar a cabo este seguimiento. Participación en un acto de empresa, afluencia de público a un evento, tráfico a la web corporativa o número de mensajes recibidos son sólo algunos ejemplos de KPIs.
- Selección inapropiada del medio. Una vez que se conoce el fin, el mensaje y la audiencia, queda por decidir el medio. En el plan de comunicación debe contemplarse este aspecto, ya que tendrá una importancia decisiva sobre los resultados. Hay que recordar que pueden escogerse medios privados, como un correo electrónico personalizado; públicos, como una publicación en un blog o una actualización de estado en redes sociales o mixtos, como podría ser una newsletter. Lo importante es que el medio apoye el propósito.
- Falta de planificación. Muchas veces, a pesar de denominarse plan de comunicación, éste no queda asociado a un cronograma de actividades. Como en todo proyecto, hace falta esa visión global que permita ganar en perspectiva y poder reaccionar ante los cambios. El calendario es importante para programar de manera consciente cada interacción. La ventaja de hacer este esfuerzo de planificación es que este instrumento, sirve como medio de comunicación en sí mismo y resulta un apoyo importante para los integrantes del proyecto y partes interesadas.
¿Ya tienes claro cómo perfilar el plan de comunicación de tu compañía?